Die 30 besten Zeitmanagement Tipps aller Zeiten

Die ultimative Liste für Zeitmanagement Tipps

Hier finden Sie die ultimative Liste für über 30 Zeitmanagement Tipps:

1. Beginnen Sie immer mit dem „Warum“. Sie sollten genau wissen, warum Sie Ihr Zeitmanagement verbessern möchten. Möchten Sie weniger arbeiten, mehr tun und mehr verdienen, oder haben Sie andere Gründe? Nur ein starkes „Warum“ führt zu der Motivation, die Sie benötigen um wirklich etwas zu verbessern.

2. Setzen Sie sich SMART Ziele. Wenn Sie Ihre Zeit besser verwalten möchten, müssen Sie erst wissen, was Sie wollen und wieso. Setzen Sie sich Ziele, die konkret, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht sind. Sind Ihre langfristigen Ziele klar definiert, wird es für Sie viel leichter wöchentliche und tägliche Prioritäten zu setzen.

3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben anhand der Eisenhower Matrix und lernen Sie eilige und wichtige Aufgaben zu unterscheiden. Aufgaben, die wichtig und eilig sind, sollten Sie sofort erledigen. Planen Sie sich die Aufgaben ein, die wichtig, aber nicht eilig sind (wie Sport). Die Aufgaben, die eilig, aber nicht wichtig sind, sollten delegiert werden. Der Rest wird von Ihrer To-Do Liste gestrichen.

4. Planen Sie Ihre Arbeitswoche am Sonntag Abend und wählen Sie jeden Morgen unter der Woche die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag. Beginnen Sie Ihren Tag mit der herausforderndsten Aufgabe und erledigen Sie immer die drei Aufgaben, egal was passiert. Dieses Konzept nennt sich „Eat the frog“ und bedeutet: Unangenehmes zuerst erledigen.

5. Nutzen Sie To-Do Listen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Kapazitäten; Sie haben ein besseres Bild davon, was zu tun ist und können leichter Prioritäten setzen. Sie können sich auch weiterer Listen bedienen, wie Leselisten, Einkaufslisten, Not-To-Do Listen usw. Belasten Sie Ihr Gehirn nicht mit Dingen, die auf Papier stehen können. Schaffen Sie ein zweites Gehirn mit einem guten Listensystem.

6. Markieren Sie die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Kalender. Reservieren Sie also Zeitrahmen in Ihrem Kalender für eine spezifische Aufgabe. Das funktioniert genauso wie das zeitliche Einplanen eines Meetings. Wenn es soweit ist, beginnen Sie an der Aufgabe zu arbeiten und tun das, solange, wie Sie es in Ihren Kalender eingetragen haben – ganz ohne Ablenkungen.

7. To-Do Listen und Kalender sind essenzielle Werkzeuge für Ihr Zeitmanagement. Nutzen Sie beides und, wie bereits erwähnt, planen Sie Meetings und Zeitrahmen für wichtige Aufgaben in Ihrem Kalender ein. Weitere hilfreiche Tools für gutes Zeitmanagement sind eine App für Notizen sowie ein gutes System zur Arbeitszeiterfassung. Auch Tools zur Vermeidung von Ablenkung und zum Tracken Ihrer Gewohnheiten können Ihnen Mehrwert bieten.

8. Studien zeigen, dass mehr als die Hälfte aller Meetings unnötig sind. Menschen nutzen diese, um soziale Kontakte zu pflegen, sich wichtig zu fühlen, keine Entscheidungen treffen zu müssen usw. Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings in Ihrem Kalender und nehmen Sie nur an solchen teil, die wirklich notwendig sind.

9. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie in eine Aufgabe investieren. Sie können 5 oder 50 Stunden an einer Aufgabe sitzen und die Qualität der Ergebnisse wird entsprechend ausfallen. Doch stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie nicht übertreiben oder zu viel Zeit damit verbringen, insbesondere, wenn Sie nicht allzu wichtig ist.

10. Dauert eine Aufgabe weniger als drei Minuten, erledigen Sie sie sofort.

11. Sie können nur verwalten, was sie auch messen können. Achten Sie darauf, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen und optimieren Sie diese mithilfe eines guten Zeitverwaltungsberichts. Ein gutes Zeiterfassungssystem gehört zu den besten Methoden zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements.

12. Begrenzen Sie laufende Aufgaben, also achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele gleichzeitig offen haben. Stehen zu viele Aufgaben für eine Woche auf Ihrer To-Do Liste, werden Sie sich überfordert fühlen, was kontraproduktiv ist. Sorgen Sie für eine begrenzte Menge von Aufgaben.

13. Wenn Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten, achten Sie darauf, dass Sie fokussiert sind. Arbeiten Sie solange wie möglich an schweren Aufgaben, voll konzentriert und ohne jegliche Ablenkung. Nur diese Art des Arbeitens führt zu überragenden Ergebnissen.

14. Arbeiten Sie gerade fokussiert an etwas Wichtigem, sorgen Sie für ein „Bitte nicht stören“ Schild an Ihrer Tür, schalten Sie Ihr Telefon aus und halten Sie sich nicht im Internet auf. Informieren Sie Ihre Mitmenschen über Zeiten, zu denen Sie nicht erreichbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie nichts von Ihrem Fokus ablenken kann.

15. Verbinden Sie ähnliche Aufgaben. Finden Sie sich beispielsweise zu einem Meetings am Nachmittag ein, in dem Sie alle Meetings der Woche zusammenfassen. Oder planen Sie Besorgungen und Aufträge an einem bestimmten Ort alle zur selben Zeit.

16. Sorgen Sie für genug Pausen zwischen Ihren Aufgaben. Nach jeder Arbeitsphase zwischen 45 und 120 Minuten sollten Sie eine Pause einlegen, um sich zu dehnen und Ihr Energielevel wieder aufzuladen. Sie können sich die Pomodoro Technik zu Nutze machen, um Ihre Pausenzeiten zu planen.

17. Achten Sie auf genug Pausen, in denen Sie Ihre Akkus wieder aufladen. Mindestens einen Tag pro Woche, ein verlängertes Wochenende pro Quartal und eine volle Woche zweimal im Jahr. Wenn Sie zu viel arbeiten und sich keine Zeit zum Aufladen nehmen, wird Ihre Produktivität sinken. Verbringen Sie in diesem Zuge auch genug Zeit fernab von Technik und in der Natur.

18. Finden Sie heraus, womit Sie die meiste Zeit verschwenden. Jeder von uns hat sein „Kryptonit“ - eine Aktivität, die uns aus verschiedenen emotionalen Gründen zu viel Zeit kostet. Das könnten Meetings sein, E-Mails, Logistisches, soziale Medien, Konflikte, etc. Finden Sie Ihr Kryptonit im Zeitmanagement und arbeiten Sie daran, diese Zeitverschwendungen zu reduzieren.

19. Wir fühlen uns meist sehr produktiv, wenn wir multitasken, doch in Wahrheit verschwenden wir dabei viel Zeit. Sie sind sehr viel weniger produktiv, wenn Sie versuchen mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Es gibt hunderte wissenschaftlicher Studien, die deutlich zeigen, dass Multitasking nicht funktioniert, also vermeiden Sie es.

20. Vermeiden Sie das falsche Gefühl von Fortschritt. Falscher Fortschritt bedeutet, Sie widmen sich Aktivitäten, die zwar etwas mit Ihrem Ziel zu tun haben, Sie aber nicht wirklich dahin führen. Darunter zählt: Zu viel recherchieren, zu viel planen, übermäßiges Analysieren, unter zu vielen Informationen begraben werden, darüber sprechen, es aber nicht tun usw...

21. Lernen Sie „Nein“ zu sagen. Sie müssen sich an Ihren Zeitplan halten. Damit das gelingt, müssen Sie lernen, nein zu anderen zu sagen. Nein zu Menschen und Aktivitäten, die Sie nicht zu Ihren Zielen, oder den Zielen Ihres Unternehmens, führen.

22. Genauso wie Sie lernen sollten, nein zu sagen, sollten Sie auch lernen, Aufgaben zu delegieren. Stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst um die wichtigsten Dinge kümmern und nehmen Sie für den Rest die Unterstützung anderer Menschen an.

23. E-Mails stellen häufig eine der größten Ablenkungen während der Arbeitszeit dar. Haben Sie Ihr E-Mail Programm stetig im Hintergrund geöffnet, wenn Sie am Computer sitzen, kann Sie das vom fokussierten Arbeiten abhalten. Ständig eintreffende Mails sind eine riesengroße Ablenkung. In manchen Fällen sind sie zwar ein Teil Ihrer Arbeit, doch oft sind sie reine Zeitverschwendung. Finden Sie weitere Tipps für Ihr E-Mail Management.

24. Halten Sie Ihr Arbeitsumfeld ordentlich und sauber. Ein sauberer Schreibtisch wirkt sich sehr positiv auf Ihre Produktivität aus. Ihr Arbeitsplatz sollte Sie als organisierte Person widerspiegeln.

25. Auch Ihr Computer und weitere technische Geräte sollten optimiert sein. Sammeln Sie nicht zu viele Programme, räumen Sie Ihre Ordner auf und sorgen Sie dafür, dass Sie keine Schadprogramme auf Ihrem Rechner haben. Kaufen Sie einen möglichst schnellen Computer, wenn Sie sich diesen leisten können.

26. Sie können Ihre Produktivität ebenfalls um einiges erhöhen, wenn Sie mit zwei großen Monitoren arbeiten. Sie sollten sogar mit drei Monitoren arbeiten, jedoch geben sie sehr viel Strahlung ab, was zu Kopfschmerzen führen kann. In beiden Fällen werden Sie nicht glauben, wie viel produktiver Sie arbeiten können, wenn Sie mehrere Monitore, und nicht nur einen Laptop oder ein Tablet, besitzen.

27. Versuchen Sie Ihren Tag früh zu beginnen. Wie Benjamin Franklin sagte: „Früh zu Bett und früh aufstehen macht gesund, wohlhabend und klug.“ Zwischen 5:00 und 7:00 Uhr, wenn die meisten Menschen noch schlafen, können Sie bereits viel produktive Arbeit leisten.

28. Jeder von uns hat einen anderen Biorhythmus. Finden Sie heraus, ob Sie eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule sind. Identifizieren Sie Ihre innere Uhr und planen Sie Schläfchen und Spaziergänge zu den für sie weniger energiereichen Zeiten ein. Kreatives Arbeiten und agiles Umsetzen von Aufgaben heben Sie hingegen für Ihre energiereichsten und produktivsten Zeitspannen auf.

29. Wenn möglich, vermeiden Sie es etwas zu den Zeiten zu tun, zu denen es die meisten Menschen tun. Pendeln Sie beispielsweise nicht während der Stoßzeiten und besuchen Sie nicht das Fitnessstudio, wenn es sehr voll ist.

30. Etablieren Sie gesunde Routinen. Routinen führen Sie automatisch durch, ohne dass es Ihnen Mühe bereitet. Wenn Sie beispielsweise routiniert jeden Tag mit der wichtigsten Aufgabe beginnen, gewöhnen Sie sich langfristig daran und Ihre Produktivität wird in die Höhe schießen.

31. Trinken Sie mindestens zwei bis drei Liter Wasser täglich. Dadurch bleiben Sie frisch, fokussiert und gewinnen Energie. Ist ihr Mund trocken, ist es bereits zu spät. Am besten funktioniert das, wenn Sie zu jeder Zeit eine Flasche Wasser bei sich haben und diese über den Tag verteilt trinken.

32. Negative Menschen um Sie herum stellen eine sehr unangenehme Ablenkung dar. Sie verschwenden nicht nur Ihre Zeit, sondern rauben Ihnen auch noch Energie. Halten Sie sich von diesen Menschen fern. Umgeben Sie sich lieber mit Menschen, die Sie motivieren, anspornen und dabei unterstützen, Ihre Ziele zu erreichen.

Die fünf besten Zeitmanagement Methoden erklärt

Aus unseren 30+ Zeitmanagement Tipps haben wir für Sie die fünf hilfreichsten herausgesucht. Diese sollten Sie unbedingt anwenden, um Ihre Produktivität zu verbessern und ein Meister der Zeitverwaltung zu werden.

1. Lernen Sie den Umgang mit Ablenkungen
2. Bleiben Sie so lange wie möglich im Workflow
3. Achten Sie auf sich – investieren Sie regelmäßig in Ihr Wohlbefinden
4. Leben Sie minimalistisch und reduzieren Sie Ihre Anforderungen
5. Tracken Sie Ihre Zeiten

Sehen wir uns diese Zeitmanagement-Tipps nun einmal näher an.

1. Lernen Sie den Umgang mit Ablenkungen

Ablenkungen stellen den größten Produktivitätskiller dar. Reaktionen auf jede Unterbrechung oder Ablenkung in Ihrem Umfeld wirken sich katastrophal auf Ihre Produktivität aus. Das liegt daran, dass es 5, 10, 30 oder gar mehr Minuten dauert, bis Sie wieder in den Workflow finden – jedes Mal, wenn Sie unterbrochen werden.

Hier ist eine Liste der Hauptablenkungen, die Ihre Aufmerksamkeit stehlen:

1. E-Mails
2. Meetings
3. Vorgesetzte und Menschen, die an Ihrem Arbeitsplatz vorbeischauen
4. Soziale Medien
5. Chatten
6. Tägliche Nachrichten
7. Konferenzen
8. Logistisches und Wartezeiten
9. Unterhaltungselektronik (Fernseher, Games usw.)
10. Smartphones (als grundsätzliche Ablenkung)
11. Energiesauger
12. Sorgen

Der bei Weitem beste Ratschlag in Bezug auf Ablenkungen ist, sie zu eliminieren, noch bevor sie Sie aus Ihrem Arbeitsfluss reißen. Überlisten Sie alle Ablenkungen und Unterbrechungen.

Analysieren Sie Ihre Schwachstellen, legen Sie Regeln fest um Ihre Schwächen zu neutralisieren, machen Sie sich Produktivitätstools zu Nutze und schaffen Sie sich ein System, das für Sie funktioniert. Sie müssen sowohl sich selbst als auch Ihr Arbeitsumfeld überlisten.

Stellen Sie den Flugmodus in Ihrem Telefon ein, schalten Sie das Internet an Ihrem Computer aus, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“ Schild an Ihre Bürotür und sorgen Sie dafür, dass nichts sie von Ihrer Arbeit ablenkt.

Es ist nicht immer einfach in der Umsetzung, doch Sie können nicht produktiv sein, wenn Sie sich und Ihr Umfeld nicht strukturieren. Verlassen Sie sich außerdem nicht immer auf Selbstdisziplin, denn die reicht oft nicht aus. Eher sind Sie Architekt eines Systems, das Ihnen zu hoher Produktivität verhilft.

2. Bleiben Sie so lange wie möglich im Workflow

Im Flow zu arbeiten ist einer der produktivsten Zustände, in denen ein Mensch sich befinden kann. Kommen Sie in einen Arbeitsfluss, vergessen Sie die Zeit, ihre Sorgen, Probleme und alles andere um sich herum. Sie erschaffen und liefern Ergebnisse.

Um in den Workflow zu finden, müssen Sie an einer Aufgabe arbeiten, die sich etwas außerhalb Ihrer Komfortzone befindet, eine Aufgabe, die Sie herausfordert und worin sie automatisch gut sind. Zudem müssen Sie komplett fokussiert sein, ohne Ablenkungen und Unterbrechungen. Es hilft, wenn Sie gut ausgeruht und emotional entspannt sind.

Wenn Sie das Thema Ablenkungen im Griff haben, trainieren Sie im nächsten Schritt Ihr Gehirn darauf, fokussiert und im Flow zu arbeiten. Dafür müssen Sie Ihre Aufmerksamkeitsspanne und die Kapazitäten Ihres Gehirns erhöhen, sodass Sie mehr und schwierigere Aufgaben über einen längeren Zeitraum angehen können.

3. Achten Sie auf sich – investieren Sie regelmäßig in Ihr Wohlbefinden

Eine sehr wichtige Regel im Zeitmanagement ist: Achten Sie auf sich. Vergessen Sie nicht, sich um all die Bereiche zu kümmern: Ihren Körper, Ihren Geist und Ihre Seele.

Je mehr Sie auf sich achten, desto mehr Energie haben Sie für produktives Arbeiten.

• Achten Sie auf Ihren Körper, indem Sie Sport machen, sich gesund ernähren, Stress reduzieren und viel schlafen.

• Für Ihre emotionale Gesundheit, verbringen Sie Zeit mit positiven Menschen, lieben Sie sich, denken Sie optimistisch, genießen Sie das Leben, üben Sie sich in Dankbarkeit, glauben Sie an sich selbst und lernen Sie den Umgang mit Ihren Emotionen.

• Fördern Sie auch Ihren Geist, indem Sie Bücher lesen, neue Dinge ausprobieren, Gehirntrainings absolvieren, sich künstlerisch betätigen, ein Museum besuchen, Mathe machen, Ihre Zähne mit Ihrem nicht-dominanten Arm putzen, brainstormen, meditieren usw.

• Auch auf spiritueller Ebene können Sie auf sich achten. Finden und richten Sie den Sinn Ihres Lebens immer wieder neu aus, tun Sie etwas für die Gemeinschaft, seien Sie ein guter Mensch, helfen Sie anderen und spenden Sie. Was Sie geben, bekommen Sie zurück.

4. Leben Sie minimalistisch und reduzieren Sie Ihre Anforderungen

Um voll strukturiert zu sein, hilft es minimalistisch zu leben. Versuchen Sie so wenige Dinge wie möglich in Ihrem Leben zu haben. Das gilt für Menschen, Gedanken, Worte und Aufgaben – aber auch für materielle Dinge, die viel Platz, Energie und Zeit stehlen.

Werfen Sie alles weg, was Sie in den letzten drei Monaten nicht benutzt haben. Besitzen Sie so wenig wie möglich. Alles, was Sie brauchen ist Ihr Gehirn, Freude, etwas Geld auf Ihrem Konto und die Dinge in Ihrer digitalen Cloud. Eliminieren Sie alles Überflüssige aus Ihrem Leben.

Sie sollten zudem so viel wie möglich auf Ihrem Cloud-Speicher haben. Von Musik über Filme bis hin zu Dokumenten, Software, Notizen, Aufnahmen usw.

Wenn Sie all das in einer Cloud speichern, geht nichts verloren, selbst wenn Sie Ihr Gerät verlieren oder es kaputtgeht. Sie brauchen nur ein neues Gerät, Ihre Passwörter, und können alles wieder synchronisieren.

Organisieren Sie Ihr Leben in der Cloud, können Sie sehr produktiv sein. Sie können ortsunabhängig arbeiten, sind nicht gebunden an Ihre persönlichen Dinge usw. Alles was Sie dafür tun müssen, ist das Leben in Ihrer Cloud so gut und so weit wie möglich zu organisieren.

Sie möchten Ihre Zeit nicht damit verschwenden, nach Akten, Ordnern, Notizen oder Informationen zu suchen. In einem guten System wirkt das Leben in der Cloud wahre Wunder für Ihre persönliche Produktivität. Hier erfahren Sie mehr darüber, warum Sie Ihr Leben in die Cloud verlegen sollten.

5. Tracken Sie Ihre Zeiten

Wir mögen hier bei Spica voreingenommen sein, wenn es um Zeiterfassung geht, haben wir doch My Hours - das einfachste und nützlichste Zeiterfassungssystem – und All Hours entwickelt. Doch wir sehen deutlich, welche Wunder die Erfassung Ihrer Zeiten für Ihre Produktivität und die Ihres Teams bewirken kann.

Ein gutes Zeiterfassungssystem motiviert Sie sanft zu mehr Produktivität, unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Zeiteinteilung und lenkt darüber hinaus Ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben.

Wie heißt es doch? Sie können nur verwalten was Sie messen können. Wenn Sie Ihre Zeiten tracken, gewinnen Sie ein klares Bild darüber, wie Sie Ihre Zeit einteilen, wie lange Sie an verschiedenen Projekten arbeiten und wie viel Sie wirklich verdient haben.

Mithilfe genauer Statistiken können Sie Ihre Zeiteinteilung optimieren. Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem nutzen, werden Sie wahrscheinlich konsequent auch weitere Zeitmanagement Techniken anwenden.