Case study

Mit Time & Space von Anfang an bis auf 10.000 Mitarbeiter

Lösungen: Time and attendance Access control

Industrien: Retail

Lösung: Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsysteme

Inhalt:

Wie überwacht das Unternehmen die Zeiterfassung von etwa 10.000 Mitarbeitern in Slowenien und Kroatien?
Wie arbeiten die beiden parallelen Systeme Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zusammen?
Welche Verantwortlichkeiten haben die Vorgesetzten, die in einem so großen System die Zeit- und Anwesenheitskontrolle durchführen?

Spar Slowenien, d. o. o. / Spar Gruppe

Betreffender Sektor: Einzelhandel, hauptsächlich Lebensmittel
Unternehmensgröße: groß, gemessen am Marktanteil zweitgrößtes in Slowenien
Mitarbeiterzahl: etwa 10.000
Anzahl der Niederlassungen und Unternehmen: 142 Standorte der Spar-Gruppe in Slowenien
Interessante Fakten:
- Neben Spar Slowenien wird das Time&Space-System auch vom Sportartikelhändler Hervis mit 300 Mitarbeitern und von SES, dem Immobilienunternehmen von Spar in Slowenien, genutzt.
- Zugleich nutzt auch Spar Kroatien, ein Schwesterunternehmen von Spar Slowenien, die Lösung von Spica International.
- Spar Slowenien ist der einzige Einzelhändler mit eigener Bäckerei.

Herausforderung

Spar Slowenien und Spica International sind seit der Ankunft von Spar 1991 in Slowenien gemeinsam gewachsen, wobei das Wachstum gleichzeitig die größte Herausforderung von Spar in Slowenien in den letzten 30 Jahren darstellt.

„Seit der Einführung der Time&Space-Lösung im Jahr 1993 konnten wir wachsen. Zuerst vor Ort und seit 2004 zentral. Seitdem haben die Läden begonnen, diese Lösung parallel zur Verwaltung zu verwenden. Im Jahr 2004 haben wir beide Systeme eingerichtet: das Zeiterfassungssystem, das zentral mit dem SAP-System verbunden ist, und das Zutrittskontrollsystem für den autorisierten Zugang zu den einzelnen Räumlichkeiten für Mitarbeiter und bestimmte externe Reinigungs- und Wartungsdienste“, sagt Rado Habjan, IT-Leiter bei Spar Slowenien.

Hardware (End-, Lese- und Steuergeräte) im Zutrittskontrollsystem öffnet die Türen nach einer vorgegebenen Hierarchie (nicht jeder Mitarbeiter kann jeden Raum betreten). Die Zutrittskontrolle liegt in der lokalen Verantwortung der Manager, während Zeit und Anwesenheit zentralisiert sind:

„Das gesamte System in der slowenischen Spar Gruppe wird von zwei Personen verwaltet, eine in der IT und eine in der Personalabteilung. Von Anfang an haben wir die Software regelmäßig aktualisiert und es waren keine weiteren Upgrades erforderlich.“

Seit 1991 ist die Spar Gruppe zum zweitgrößten Lebensmitteleinzelhändler in Slowenien in Bezug auf den Marktanteil gewachsen. Das Time&Space-System von Spica erfüllt weiterhin seinen Zweck. Laut Jure Petkovšek, Operations Director bei Spar, ist die Fehlerquote extrem gering:

„Aus der Perspektive der Rechte hat das Management aller Interspar- und Spar- Einzelhandelssysteme Zugriff auf das Zeiterfassungs- und Zutrittssystem in SAP, um bei Fehlerkorrekturen, wie z.B. dem Vergessen des Ein- oder Ausstempelns, einzugreifen. Jeder Interspar hat 150 bis 200 Mitarbeiter, über die das Interspar-Management den besten Überblick hat.“

Über Spar: Bis zu 250 Standorte in Slowenien und Kroatien

Die Systeme werden für Spar Slowenien, seine Schwestergesellschaft Hervis sowie für SES, der Immobiliengesellschaft von Spar in Slowenien, betrieben. Die Spar Gruppe ist in drei Tätigkeitsfeldern tätig: Lebensmittel, Sportartikel und Immobilienverwaltung.

All dies ist mit dem Time&Space-System verbunden: an 115 Standorten von Spar Slowenien, 22 Standorten von Hervis und 5 Standorten von SES. Dazu gehören Geschäfte, Lagerhallen, eine Bäckerei, Verwaltungsbüros usw.

Dem slowenischen Beispiel folgend haben sich auch Spar und Hervis in Kroatien für Time&Space entschieden. Nach der Akquisition der Billa Einzelhandelsgeschäfte in Kroatien vor fünf Jahren verfügt Spar nun über rund 100 Standorte in Kroatien.

Damit setzt die Spar Gruppe in Slowenien und Kroatien die Time&Space-Lösung an fast 250 Standorten und für rund 10'000 Mitarbeiter ein. Allein in Slowenien gibt es 175 Terminals von Spar.

„In jedem Interspar Einkaufszentrum gibt es drei Terminals: jeweils einen am Serviceeingang, am Infopoint und im Restaurant. Dies ist auf die Größe der Anlage und den größeren Abstand zwischen diesen Punkten sowie auf den Arbeitsprozess zurückzuführen. Damit Mitarbeiter nicht weit laufen müssen, um zum Terminal zu gelangen, wenn sie etwa zum Mittagessen gehen“, sagt Matej Grašič von der IT-Abteilung.

Lösungen

Die Spar Gruppe führt nahezu alle Aspekte ihres Geschäfts durch die SAP-Software. Time&Space ist über eine zertifizierte Schnittstelle mit SAP verbunden, die sicherstellt, dass alle Zeiterfassungen von verschiedenen Standorten und Terminals in SAP aufgenommen werden.

Die Personalabteilung von Spar Slowenien hat Zugriff auf das SAP-System, in dem alle Arbeitszeitdatensätze an einem Ort verwaltet werden. Auf Basis dieser Daten wird dann die Lohn- und Gehaltsabrechnung kalkuliert, die vollständig zentralisiert ist.

Die Zutrittskontrolle für berechtigte Personen zu einzelnen Räumlichkeiten ist nicht mit dem SAP-System verknüpft, sondern liegt vollständig im Bereich von Time&Space.

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Spar Slowenien hat besondere Vereinbarungen für die An- und Abreise zur Arbeit, nach Jure Petkovšek. Vor einigen Jahren wurde die Entscheidung getroffen, den Mitarbeitern in Geschäften und Lagern 15 Minuten von der Ankunft bis zum Beginn der Arbeit zu geben. Das System addiert diese Zeit für den Mitarbeiter sowohl bei der Ankunft als auch bei der Abreise. Daher ist es nicht erforderlich, weiter zu prüfen, wie viel Zeit zwischen dem Eintreffen der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz und ihrem tatsächlichen Arbeitsbeginn verstreicht. Dies wurde auch mit den Gewerkschaften vereinbart.

„Der Urlaub und die Überstunden des Personals werden weiterhin von den Vorgesetzten vor Ort genehmigt. Wir überwachen Überstundenkosten zentral und greifen ein, wenn sie von einer bestimmten Norm abweichen“, sagt Jure Petkovšek. Rado Habjan fügt hinzu: „In den zentralen Diensten gibt es ein spezielles Portal für die Ankündigung von Urlaubszeiten.“

Spar Slowenien ist dabei, seine Terminals zu aktualisieren, da einige Geschäfte immer noch Geräte verwenden, die über 20 Jahre alt sind. Die neuen Terminals sind dank eines Farbdisplays deutlich besser lesbar und verfügen über einen Touchscreen. Rund 80 Geschäfte sind bereits mit den neuen Terminals ausgestattet, und mehr als 25 Geschäfte müssen sie noch ersetzen. „Bis Ende des Jahres werden wir sie in 10 weiteren Geschäften ersetzt haben“, sagt Matej Grašič.

Wie sieht die Zukunft aus? Ist sie Cloud-basiert? „Wahrscheinlich nähert sich auch diese Zeit. Bis vor einigen Jahren war die Spar-Gruppe zurückhaltend, Cloud-Lösungen einzusetzen. Doch die Pandemie hat Veränderungen mit sich gebracht und die Gruppe prüft auch die Nutzung von Cloud-Diensten. „Mit Cloud-Lösungen hätten wir unseren Online-Umsatz, während der COVID-19-Krise weiter steigern können“, sagt Jure Petkovšek.

Im Bereich Zeiterfassung bietet Spica die All Hours-Lösung (allhours.com) und im Bereich Zutrittskontrolle die Door Cloud-Lösung (doorcloud.com) an.

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Ergebnisse

Bei Spar Slowenien, mit rund 5.000 Mitarbeitern, wird das System von nur zwei Personen gesteuert, einer in der IT- und einer in der Personalabteilung.
Die zertifizierte SAP-Schnittstelle sorgt für die Datensynchronisation zwischen Time&Space- und SAP-Lösungen.
Es gibt nur sehr wenige Zeit- und Anwesenheitsfehler im SPAR-System.
„In jedem Interspar-Einkaufszentrum gibt es drei Terminals: jeweils einen am Serviceeingang, am Infopoint und im Restaurant. Dies ist auf die Größe der Anlage und den größeren Abstand zwischen diesen Punkten sowie auf den Arbeitsprozess zurückzuführen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht weit laufen müssen, um zum Terminal zu gelangen, wenn sie etwa zum Mittagessen gehen.“