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Wie Clarus die Arbeitszeiterfassung von 34 Filialen verwaltet und die Gehaltsabrechnung automatisiert
Kurz gefasst
- Vereinfachtes Stempeln für Mitarbeiter an 34 Standorten zusammen mit der Zutrittskontrolle.
- 25 verschiedene automatisierte Zeitpläne und Erfassung von verschiedenen Arten von Arbeit.
- Manager und Mitarbeiter haben die Arbeitszeiterfassung immer zur Hand (Arbeitsstunden, Urlaubstage...).
- Die Zeiterfassungstabellen von All Hours werden für eine akkurate Gehaltsabrechnung verwendet.
- Die Implementierung und Einarbeitung dauerte weniger als zwei Monate.
Die wichtigsten Fakten über Clarus, den größten Optiker in Slowenien
- Branche: Einzelhandel / FMCG / eCommerce
- Über 140 Mitarbeiter
- Über 30 Filialen
- Über 20 verschiedene Zeitpläne
Lernen Sie das Unternehmen und seine Vision kennen
Clarus ist der führende Anbieter von Optikbedarf und das größte Optikzentrum in Slowenien. Zum Unternehmen gehören 34 Filialen, mehr als 145 Mitarbeiter und mehr als 100 verschiedene Marken von Brillen und anderem optischen Zubehör. Clarus verfolgt seit mehr als 30 Jahren erfolgreich seine Vision "Viel wissen, gut sehen und gut aussehen" und vertritt weltbekannte Marken wie Calvin Klein, Cartier, Diesel, Dior, Guess, Gucci, Police, Prada, Ray Ban, Versace und viele andere.
Außerdem gehören die Augenärzte von Clarus zu den besten im Bereich der Augenheilkunde in Slowenien und sie führen in den Filialen kostenlose Sehtests durch. In den modernen Einrichtungen bieten sie spezialisierte augenärztliche und optometrische Dienstleistungen an, testen die Sehschärfe, stellen Sehfehler fest und beraten Sie professionell bei der Auswahl von Brillengläsern und Brillen.
Die Herausforderung
Clarus hat mehr als 30 Niederlassungen im ganzen Land und 25 verschiedene Arbeitszeitpläne, was eine hervorragende Koordination und Personaleinsatzplanung erfordert. Das Personal muss optimal eingeteilt sein, die verschiedenen Filialen müssen pünktlich öffnen, und die Mitarbeiter müssen einen guten Überblick über ihre Arbeitszeiten, ihre bezahlten Stunden, die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage und ähnliche Daten haben. Eine weitere wichtige Funktion, die gewünscht wurde, war die Geofencing-Funktion, die sicherstellt, dass Mitarbeiter nur dann ein- und ausstempeln können, wenn sie sich am richtigen Ort befinden.
Das Unternehmen benötigte eine benutzerfreundliche Lösung, die mobil einsetzbar ist, aber auch leistungsstark genug, um die Komplexität der Verwaltung mehrerer Filialen mit unterschiedlichen Planungsanforderungen abzudecken. Darüber hinaus wollte Clarus die Arbeitszeiterfassungsdaten mit seiner ERP-Software verbinden, um eine schnellere und genauere Gehaltsabrechnung zu ermöglichen, und auch mit seiner HR-Software für eine bessere Personaleinsatzplanung.
Unser Ziel war es, die Arbeitszeiterfassung zu vereinfachen und gleichzeitig die Daten zu erfassen, die für eine genaue Gehaltsabrechnung erforderlich sind. Wir wollten den Verwaltungsaufwand reduzieren und den Mitarbeitern genaue Zeitanalysen zur Verfügung stellen, z. B. zu ihren Arbeitsstunden, Überstunden und verbleibenden Urlaubstagen. Nur mit Spicas All Hours waren wir in der Lage, alle unsere Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Suzana Makivić, Personalleiterin
Die Lösung
Clarus verwendet die All Hours Time Clock Terminals von Spica in ihren Filialen, damit die Mitarbeiter sich ein- und ausstempeln können. Darüber hinaus können die Mitarbeiter die mobile App von All Hours, die über eine Geofencing-Funktion verfügt, für Zeitbuchungen nutzen. Spicas All Hours wird auch in Kombination mit Spicas Zutrittskontrolle verwendet. So ist für das Management immer nachvollziehbar, ob die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in der richtigen Filiale sind und wer eine bestimmte Filiale betreten hat.
Die Verwaltung von Zeitplänen ist jetzt so einfach wie nie zuvor. Mitarbeiter (und ihre Vorgesetzten) können in ihrer mobilen App jederzeit ihre Arbeitszeiterfassungsdaten einsehen, unter anderem ihre bezahlten Stunden, bezahlten Abwesenheiten, Mittagspausen, Überstunden und verbleibenden Urlaubstage. Manager können in Echtzeit sehen, wer gerade in welcher Filiale arbeitet. Clarus verwendet All Hours auch zur Verwaltung von Abwesenheiten und Abwesenheitsanträgen.
Die Mitarbeiter sind von der All Hours App begeistert, da sie einfach zu bedienen ist und ihnen wertvolle Informationen zur Verfügung stellt. Die Verwendung einer App ist viel effizienter (und moderner) als die Erfassung von Stunden und Anwesenheiten in Tabellenkalkulationen. Wir können uns die Personaleinsatzplanung ohne Spicas All Hours nicht mehr vorstellen. Suzana Makivić, Personalleiterin
All Hours unterstützt eine unendliche Anzahl von Einsatzplänen, so genannten Zeitplänen, und kann sogar automatisch den richtigen Zeitplan auswählen, je nachdem, wann die Mitarbeiter zur Arbeit kommen. Clarus verwendet 25 verschiedene Zeitpläne mit unterschiedlichen Regeln, die zu einer akkuraten Gehaltsabrechnung führen müssen. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter, die mehr als 70 % ihrer Schicht am Nachmittag arbeiten, eine zusätzliche Vergütung erhalten, die bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden muss.
Am Ende des Monats können genaue Zeiterfassungsdaten einfach exportiert und in die ERP-Software importiert werden, um die Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Clarus ist es gelungen, alle Fälle der Arbeitszeiterfassung abzudecken und mit Hilfe von All Hours die Anwesenheitserfassung und Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Erwähnenswert ist auch, dass die Automatisierung der Gehaltsabrechnung in der Buchhaltung von Clarus begrüßt wurde, da sie nun viel schneller und genauer ist.
Die Ergebnisse
- Alle 34 Filialen verfügen nun über ein modernes Einsatzplanungs- und Zeiterfassungssystem, das aus einer Kombination aus Zeiterfassungsterminals und einer mobilen App besteht, die von den Mitarbeitern gerne genutzt wird.
- Alle 25 verschiedenen Zeitpläne wurden berücksichtigt, und neue können leicht hinzugefügt werden. Das Management weiß immer, wann eine Filiale öffnet und wer wo arbeitet.
- Clarus spart eine Menge Arbeitsstunden pro Monat für die genaue Erstellung der Gehaltsabrechnung ein.
- Die Planung und Implementierung dauerten nur 2 Monate und bereiteten Clarus keinerlei Kopfschmerzen.
