Wie plant man Arbeit im Schichtbetrieb, mit der alle zufrieden sind?

Wie hat Big Bang seinen Betrieb umorganisiert, um auf die Covid-Krise zu reagieren?

Im Jahr 2020, einem Jahr, das von der Covid-19-Pandemie geprägt war, verzeichnete Big Bang einen Umsatzrückgang von 14 Prozent im Vergleich zum Vorjahr, was auf eine verlängerte Schließung nicht lebensnotwendiger Geschäfte und andere Maßnahmen zur Eindämmung der Epidemie zurückzuführen war. Der Umsatzrückgang wäre noch deutlicher ausgefallen, wenn das Unternehmen in den Monaten, in denen die stationären Läden geschlossen waren, keine Umstrukturierung vorgenommen hätte. Im Gegenzug erreichten die Online-Verkäufe im gleichen Jahr Rekordwerte und übertrafen die Online-Verkäufe des Jahres 2019 um das 2,5-fache. Während die stationären Geschäfte geschlossen waren, konzentrierte sich die ganze Energie darauf, den Verkauf über das Internet zu optimieren und die Zeit zu verkürzen, die ein Produkt vom Lager bis zum Käufer benötigt.  

Die folgenden Maßnahmen wurden getroffen: 

• Ein Teil des Teams, das in den Filialen tätig ist, wurde aktiviert, um Waren für Online-Kunden vorzubereiten und zu versenden;
• Für online bestellte Produkte wurden kontaktlose Abholstellen eingerichtet;
• Ein Teil des Einzelhandelsteams wurde aktiviert, um bei den Back-Office-Diensten zu helfen (Entgegennahme von Kundenanrufen, Bearbeitung von Beschwerden usw.);
• Die Zeit der Krise wurde genutzt, um die Informationen und Produktbeschreibungen auf der Website neu zu organisieren;
• Big Bang war der erste slowenische Einzelhändler, der eine Videoberatung eingeführt hat, bei der Kunden die gewünschten Produkte "live" kaufen können.
  
  

Herausforderung: Wie plant man Arbeit im Schichtbetrieb für 220 Mitarbeiter?

Big Bang beschäftigt über 400 Verkäufer in 18 Filialen in ganz Slowenien. Die Geschäfte sind von Montag bis Samstag von morgens bis abends geöffnet, so dass die Arbeit in zwei Schichten organisiert ist. 

Mehrschichtbetrieb, Wochenendarbeit, Studentenarbeit und die Notwendigkeit einer hohen Arbeitseffizienz erforderten von Big Bang in seiner Rolle als Einzelhandels- und Dienstleistungsunternehmen bereits eine präzise Arbeitszeiterfassung und fortschrittliche Zutrittskontrollen, die von der Spica Time&Space Lösung übernommen wurden. 

Bild: Die Dynamic Scheduling-App ist auf dem Handy oder im Internet verfügbar:

Eine Herausforderung im Bereich der Humanressourcen blieb jedoch bestehen. Die Einsatzplanung für mehr als 220 Mitarbeiter wurde noch immer manuell und nach bestem Wissen und Gewissen von den Leitern der einzelnen Geschäftsbereiche und ihren Stellvertretern durchgeführt. Der Mehrschichtbetrieb bedeutete, dass monatlich über 300 Dienstpläne erstellt werden mussten, deren Koordinierung zusätzlich durch ungeplante Arbeitsausfälle und die "Ausleihe" von Mitarbeitern an andere Filialen erschwert wurde. 

„Die Filialleiter verwendeten eine Online-Anwendung, um die Einsatzpläne zu erstellen, aber mit einer wachsenden Anzahl von Zeitplänen und Ausnahmen wurde diese Anwendung immer komplexer und langsamer. Aus diesem Grund haben wir nach einer Lösung in Form einer Spezialanwendung gesucht, die wir mit Hilfe unseres Technologiepartners Spica gefunden haben“ , sagt Dejan Smrdelj, Einzelhandelsspezialist bei Big Bang.

Einsatzplanung vom Feinsten

Spica stellte Big Bang die dynamische Einsatzplanung Dynamic Scheduling vor - eine Lösung für die einfache Zuweisung von Zeitplänen und die Personaleinsatzplanung. Jetzt kann Big Bang sein Personal in allen slowenischen Filialen nach dem tatsächlichen Bedarf einsetzen. Auf diese Weise konnte das Unternehmen die Arbeitskosten optimieren, da die Mitarbeiter weniger (unnötige) Überstunden machen. Die Personaleinsatzplanung mit der Speziallösung ist auch viel schneller und fehlerfreier und entspricht den gesetzlichen Rahmenbedingungen, da Dynamic Scheduling bei der Erstellung der Zeitpläne sofort vor möglichen Überschneidungen, Arbeitszeitüberschreitungen und anderen gesetzlichen Vorgaben warnt. Gleichzeitig ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestiegen. 

„Wir haben sofort gesehen, dass die neue Lösung hervorragend funktioniert, denn sowohl die Filialleiter als auch die Mitarbeiter haben uns ausschließlich positives Feedback gegeben - und auch wegen der Datenvisualisierung und der Zeitersparnis bei der Einsatzplanung“, sagte Timor Kokol, der Fachspezialist für Organisation und Informatik bei Big Bang, und fügte hinzu: „Unser Partner Spica International hat uns auch mit seiner Reaktionsfähigkeit überrascht - alle gesammelten Vorschläge für Verbesserungen und Anpassungen an unsere Umgebung wurden beim nächsten Anwendungsupdate umgesetzt, was wirklich beeindruckend ist.“

Einfache und koordinierte Zeitpläne, die auch für Sonderfälle geeignet sind

Big Bang ist ein Unternehmen, dessen Personalbedarf auch eine starke saisonabhängige Komponente hat, wodurch in den Filialen ein erhöhter Bedarf an Personal, insbesondere an Verkaufs- und Lagerpersonal, entsteht. Die Dynamic Scheduling-Lösung, die das Unternehmen für die tägliche, wöchentliche und monatliche Planung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten seiner Mitarbeiter einsetzt, hat sich als äußerst anpassungsfähig erwiesen. Sie ermöglicht schnelle und einfache Einstellungen und Anpassungen der Zeitpläne auf täglicher Basis aus verschiedenen Gründen; besonders nützlich ist die Möglichkeit, dass Mitarbeiter an eine andere Einheit "ausgeliehen" werden können. 

„Dynamic Scheduling ist nicht nur eine schnelle und grafisch ausgefeilte Lösung für die Personaleinsatzplanung, sondern ermöglicht uns auch die Planung des Mitarbeiteraustauschs zwischen den Filialen, was eine willkommene Neuerung ist, die bisher nicht verfügbar war“, fasst Kokol zusammen.

Was bringt die Zukunft? Weitere Automatisierung und Messung der Mitarbeiterproduktivität

Die Dynamic Scheduling-Lösung ist auch mit anderen Systemen innerhalb von Big Bang verknüpft, so dass die Filialleiter und die Personalabteilung die Verkaufszahlen der Mitarbeiter im Rahmen des geplanten Zeitplans und der Arbeitszeiterfassung automatisch errechnen können. Die Leistung eines Mitarbeiters wird daher anhand verschiedener Indikatoren gemessen, die von jedem Mitarbeiter in der Verkäufer-Anwendung überwacht werden können.

In Kürze wird diese Mitarbeiteranwendung um Zeitpläne ergänzt, so dass die Mitarbeiter jederzeit in der Lage sind, ihren Zeitplan für den Tag, die Woche oder den Monat einzusehen und über die Anwendung Benachrichtigungen über mögliche Änderungen zu erhalten - in Echtzeit. Die Mitarbeiter werden auch ihre Produktivität in einem beliebigen Zeitraum und die von ihnen in der geplanten Zeit geleistete Arbeit sehen können.