Mit dem neuen System wird es für mich einfacher, unsere Produktivität zu überwachen

Igor Pristavec erklärt, wie komplex die Organisation geworden ist: „Technisch gesehen ist die Mechanik die größte Herausforderung. Dort müssen zwei Systeme unter einen Hut gebracht werden, das neue All Hours und das Aranea-System, das wir bisher verwendet haben. In mechanischen Werkstätten ist es üblich, dass es für jedes Fahrzeug ein Zeitfenster gibt, in dem sich ein Mechaniker anmelden muss. Es ist wichtig zu wissen, ob ein Mechaniker 4 Stunden für einen bestimmten Service aufwendet, obwohl ihm nur 2 Stunden zugewiesen wurden. Auf diese Weise können wir die Produktivität überwachen. Das verlangt Mercedes von uns.“

Die Organisation der Arbeit ist präzise und komplex, daher möchte das Unternehmen die Arbeitsaufträge parallel zur Anwesenheit in der Anwendung All Hours überwachen. Die Verbindung zwischen den beiden Systemen wurde vom Spica-Entwicklungsteam entwickelt. Die Lösung extrahiert die Anwesenheitsdaten aus All Hours und sendet sie an das System zur Planung der Kundentermine in der Reparaturwerkstatt und zur Zuweisung der verfügbaren Ressourcen (Mechaniker) an bestimmte Arbeitsaufträge. All dies ist auch mit der Kontrolle der Ausgabe von Ersatzteilen verbunden.

„Wenn ein Mechaniker nicht auf der Auftragsliste eingetragen ist, darf er die Waren nicht entgegennehmen. So behalten wir auch den Überblick über die Ersatzteile“, sagt Dušan Dragič, Leiter der IT-Abteilung.

Im November 2021 hat das Unternehmen also das neue All Hours System von Spica im Testbetrieb eingeführt. Es wurde zunächst an einer Testgruppe erprobt und wird nun auf alle Abteilungen des Unternehmens, mit Ausnahme der Fahrer, ausgeweitet.
Das neue System wird von Mechanikern, Vertriebsexperten, Verwaltungs- und Vertriebsmitarbeitern verwendet werden.  

Lösung

Das neue System wird von rund 170 Mitarbeitern/Benutzern verwendet. Alle Zeiterfassungsmethoden (Terminals, Computer, mobile Geräte) werden an 4 Standorten/Geschäftseinheiten und 5 Terminals verfügbar sein. Mehr als 20 Zeitplanregeln und Arbeitspläne (Empfang, Lager, Verwaltung, Reparaturwerkstatt, Waschanlage usw.) wurden erstellt. Das System wird mehr als 30 Abteilungen und Unterabteilungen, mehr als 10 verschiedene Admins, Leiter, Manager und Personen, die Genehmigungen erteilen, einbeziehen. Es wird auch eine Verbindung zwischen All Hours und Aranea (dem bestehenden ERP-System für Service und Vertrieb in Prigo) geben, die es dem Unternehmen ermöglicht, seine Mechaniker und ihre Arbeit zu verfolgen.

Mariša Martinčič beschreibt die ersten Auswirkungen des neuen Systems so: „Wir hatten drei verschiedene Systeme für die Arbeitszeiterfassung... Jetzt haben wir eins. Wir haben auch eine mobile App. Wir können die Situation im Außendienst besser kontrollieren. Wir erhalten Sofortnachrichten im System, wenn jemand die Arbeit früher verlässt, zum Beispiel um sein Kind vom Kindergarten abzuholen. Es ist einfacher, die Anwesenheit und genehmigtes vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes zu verfolgen. Es besteht auch eine bessere Kontrolle über die Arbeit am Nachmittag und an Feiertagen, Abwesenheiten zum Mittagessen, Überstunden... Überstunden müssen vom Vorgesetzten genehmigt werden. Nicht genehmigte Überstunden werden in einer anderen Farbe dargestellt und sind daher sichtbar.“

Die Personalabteilung hat jetzt direkten Zugriff auf Änderungen in den Zeitplänen und auf Fälle, in denen die Daten nicht übereinstimmen. Mariša Martinčič ist in der Lage, viele Angelegenheiten schnell und selbstständig zu erledigen, was früher nicht möglich war.

Sobald das System vollständig eingerichtet ist, wird sich der Aufwand für die Dokumentation von Abwesenheiten verringern. Der Zeitaufwand für das Erkennen fehlender An-/Abwesenheitsdaten wird ebenfalls reduziert. Außerdem wird alles übersichtlicher. Die Zuständigkeit wird an die Manager übergeben, die dann eine bessere Kontrolle über ihre Mitarbeiter haben. Das Hauptziel besteht darin, dass die Personalabteilung nach dem Ende des Testzeitraums nur noch Kontrollfunktionen ausübt. Jeder Manager wird für seine eigene Abteilung verantwortlich sein und braucht daher einen vollständigen Überblick über seine Mitarbeiter, was das neue System ihm ermöglicht.

Die Mitarbeiter werden über verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf das neue System verfügen. Bei einigen Mitarbeitern wurde auf dem Computer ein Eintrittspunkt für den Arbeitsbeginn eingerichtet. Wenn sie ihren Computer starten, sind sie angemeldet. Vertriebsmitarbeiter oder Mitarbeiter, die per Fernzugriff arbeiten, können die Software zum Beispiel auf ihrem mobilen Gerät nutzen. Andere haben einen Eintrittspunkt im Eingangsbereich des Unternehmens.

„Wir denken auch über den Einsatz einer mobilen App für Außendienstmitarbeiter nach. Allerdings müssen dafür noch genaue Regeln festgelegt werden und die Rechtsvorschriften müssen eingehalten werden...", erklärt Mariša Martinčič die neuen Pläne.

Gleichzeitig hofft Martinčič, dass die Mitarbeiter ihren Urlaub leichter koordinieren können und dass die Manager einen besseren Überblick über die monatlichen/jährlichen Urlaubspläne haben werden.

Dušan Dragič sieht auch aus der IT-Perspektive Potenzial: „Es ist einfacher, ein System zu warten als drei. In Zukunft werden wir die Übertragung der Gehaltsabrechnungsdaten von der Spica-Lösung zu Vasco weiter verbessern, so dass die Übertragung automatisch erfolgt. Dann müssen Überstunden, Mittagspausen usw. nicht für jeden Arbeitnehmer gezählt werden. Die Idee ist, all diese Zeitereignisse in einer einzigen App zu erfassen.“

Fazit

Die praktischen Ergebnisse der neuen Lösung zeigen sich in mehreren Bereichen. Unsere Gesprächspartner stellten die Ergebnisse in ihrem eigenen Bereich vor.

Leichtere Kontrolle.
Mariša Matinčič, Personalabteilung: „Von nun an werde ich nur noch Kontrollfunktionen übernehmen. Ich muss nicht mehr jeden Monat über eine Woche damit verbringen, unvollständigen Daten hinterherzurennen.“

Höhere Produktivität.
Igor Pristavec, Miteigentümer und Geschäftsführer: „Mit dem neuen System kann ich unsere Produktivität leichter überwachen.“

Ein effizientes IT-System.
Dušan Dragič, IT-Abteilung: „Der größte Vorteil für uns ist die Zusammenführung der Systeme und die vereinheitlichte Übertragung aller Daten in einer einzigen Anwendung. 

Eine Anekdote: "Warum gibt es Fehlstunden in meiner Arbeitszeiterfassung?“ 

Jede Innovation gibt Anlass zu Anekdoten. Bei Prigo traten diese bereits während der Testphase des neuen Systems All Hours auf. Mariša Martinčič:
„Als wir mit der Einführung des neuen Systems begannen, fragten plötzlich alle, warum so viele Fehlstunden auf ihren Stundenzetteln auftauchten. Vorher hat sich niemand um die Arbeitszeiten gekümmert, aber auf einmal klingelten bei uns die Telefone.“ Der Grund für die fehlenden Arbeitsstunden war jedoch technischer Natur. Nach dem neuen System werden am ersten Tag des Monats -8 Stunden angezeigt. Denn die Mitarbeiter haben diese Stunden ja noch nicht gearbeitet.