Schneller Return on Investment und Microsoft Azure - zwei Gründe, sich für Spica zu entscheiden

Die Herausforderung

Mit der Übernahme des Unternehmens und der Umbenennung von DISS d.o.o. in ALSO Technology Ljubljana d.o.o. wurde die neue Geschäftsstelle zu einem der führenden ITK-Dienstleister in Slowenien und konnte ihre Präsenz auf dem osteuropäischen Markt ausbauen. Nach der Übernahme wurden neue strategische Leitlinien festgelegt und neue Anforderungen an die Optimierung der Geschäftsprozesse gestellt, insbesondere Anforderungen an eine stärkere Digitalisierung und Automatisierung der internen Prozesse und des Personalmanagements. Und genau zu diesem Zweck wurde All Hours von Spica als perfekte Lösung ausgewählt.

Welche Verbesserungen sollten erreicht werden?

• Ersetzen der manuellen Zeiterfassung durch ein digitales System, um manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren,
• Verwaltung der Abwesenheiten von Mitarbeitern,
• Einrichtung einer zuverlässigen Verbindung zwischen dem Stempelsystem und der Personalverwaltungsplattform,
• Beschleunigung des Gehaltsabrechnungsprozesses und Gewährleistung einer höheren Datengenauigkeit,
• Einführung eines einfachen Stempelsystems für alle Arten von Arbeitsplätzen, auch für Mitarbeiter, die die meiste Zeit im Außendienst arbeiten.

Lösung

Schnellere Geschäftsprozesse trotz strengerer Kontrolle

Eine der ersten Maßnahmen, die ALSO ergriff, war die Einführung eines elektronischen Stempelsystems, das eine Echtzeit-Ansicht über die Ankunft und das Verlassen des Arbeitsplatzes sämtlicher Mitarbeiter sowie über die Anwesenheit am Arbeitsplatz bietet. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung trägt erheblich zu einer schnelleren Verarbeitung der Gehaltsabrechnungsdaten bei und schließt Fehler fast vollständig aus. Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten werden auf mehreren Ebenen genehmigt und verwaltet, was den gesamten Prozess beschleunigt und Mitarbeitern und Managern eine bessere Kontrolle ermöglicht. Als fortschrittliches Technologieunternehmen, das vorbehaltlos eine hohe Produktivität und eine schnelle Kapitalrendite anstrebt, entschied sich ALSO für die Implementierung von Spica All Hours. Sie machten sich die zahlreichen Vorteile zunutze, die All Hours als Cloud-Lösung in MS Azure bietet. Zwei wesentliche Vorteile waren die schnelle Implementierung sowie die Software-on-Demand, anstatt in Hardware, Software und Wartung zu investieren, die bei herkömmlichen Vor-Ort-Lösungen anfallen. Unterm Strich: keine CapEx-Kosten, nur OpEx-Kosten.

All Hours - eine einfache Lösung für strategische Optimierungen

All Hours errechnet die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anhand der vordefinierten Einstellungen und der protokollierten Registrierungen; die Buchhaltung von ALSO Technology Ljubljana, d.o.o. leitet die Berichte lediglich weiter.  Die endgültigen Berichte über die Arbeitszeiten sind auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten und enthalten viele verschiedene Kategorien, wie bezahlte und unbezahlte An- und Abwesenheit, Urlaub, pünktliche Ankünfte und zeitgerechtes Verlassen des Arbeitsplatzes.

Eine Aussage von unserem Kunden

„Bevor wir uns für die Einführung von All Hours entschieden haben, haben wir andere Lösungen geprüft und Preise verglichen. Wir haben schon früher mit Spica zusammengearbeitet und waren mit der Arbeitsweise zufrieden. Bei der Planung dieses Projekts war ich von der schnellen Reaktion der Firma in der Vorverkaufsphase wirklich überrascht. Als Erstes haben wir unsere Arbeitsabläufe eingehend unter die Lupe genommen, die "Schmerzpunkte" benannt und schnell herausgefunden, was wir brauchen und warum wir genau diese Lösung wählen sollten. Der Service wurde innerhalb einer Woche implementiert und funktioniert sehr gut.“ Blaž Bregar, Regional HR Business Partner

„Die Berichte von All Hours sind hervorragend! Wir verwenden Berichte zur Gehaltsabrechnung mit allen Kategorien, von der registrierten Anwesenheit bis hin zu Krankschreibungen und anderen Abwesenheiten. Die Gehaltsabrechnung erfolgt viel schneller und fehlerfrei, die Berichte sind für alle Mitarbeiter nützlich - alle haben Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, so dass sie uns gar nicht mehr anrufen", sagte Slavi Podbelšek-Pavlič, kaufmännische Assistentin.

Vorteile

• digitale Abwesenheitsverwaltung, die leicht zu kontrollieren ist,
• eine schnellere und präzisere Verwaltung der Daten zur Gehaltsabrechnung,
• eine Lösung mit einer API, die eine schnelle und einfache Integration von Vasco ermöglicht,
• Echtzeit-Übersicht über die An- und Abwesenheit von Mitarbeitern,
• einfache mobile Applikation für die Zeiterfassung im Außendienst.

Ein schnelles und einfaches Genehmigungssystem bietet einen perfekten Überblick über alle zur Genehmigung anstehenden Zeitereignisse. Die Vorgesetzten werden per E-Mail über jeden neuen Antrag benachrichtigt, und die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird.

Die Mitarbeiter von ALSO Technology Ljubljana, d.o.o. müssen ihre Kollegen nicht mehr fragen, ob ein anderer Mitarbeiter arbeitet oder abwesend ist; es ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, wer anwesend ist und wer nicht. Außerdem können Sie auch feststellen, ob der gesuchte Kollege auf einer Geschäftsreise oder nur zum Mittagessen außer Haus ist. Die Informationen sind mit nur einem Mausklick abrufbar.

Und schließlich ist nicht zu vergessen, dass All Hours dem Prüfer beim Überprüfen der Geschäftsprozesse ein Audit-Protokoll zur Verfügung stellt, das Aufschluss darüber gibt, wer die Daten exportiert, bearbeitet oder gelöscht hat.

Die Einstellungen von All Hours für die Arbeitszeitberechnungen sind vollständig anpassbar und können auf Ihr Unternehmen abgestimmt werden. Sie können die Regeln festlegen für:

• Mittagspausen,
• Kurzurlaube,
• Tagesplan der Arbeitszeiten,
• Arbeitszeit,
• obligatorische Arbeitszeit,
• Feiertage und arbeitsfreie Tage,
• bezahlte Abwesenheiten,
• Stundensaldo.

Noch stärkere Automatisierung durch den Einsatz von APIs

Da es sich bei All Hours um eine Cloud-Lösung mit einer modernen API handelt, ist die Anbindung an andere Dienste unkompliziert. ALSO plant, seine Mobile Applikation für Reisebuchungen mit dem All Hours Stempelsystem zu integrieren, um die Effizienz der Geschäftsreisen von Kunden und Mitarbeitern messen zu können.