Time&Space erweitert für Außendienst, Krankmeldungen und die Abrechnung des Mittagessens

Herausforderung

Vor ein paar Jahren, vor der Einführung von Time&Space, gab es bei Cleangrad in Ljutomer kein modernes Zeiterfassungssystem. Daher beschloss die Geschäftsleitung, dass es an der Zeit war, dies zu ändern.

Jernej Zupančič, CEO, über die Gründe für diese Entscheidung: „Eine ordnungsgemäße Zeiterfassung und Kostenkontrolle, insbesondere bei Installationen im Ausland, ist für uns von entscheidender Bedeutung.“

Das Unternehmen wollte die Arbeitszeiterfassung digitalisieren und eine moderne Zeiterfassungslösung für alle Mitarbeiter einführen. Jetzt können die Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten, den verbleibenden Urlaub und die genehmigten Abwesenheiten einsehen... Alles ist transparent. Außerdem können die Abteilungsleiter die Daten für die gesamte Abteilung überwachen. Und natürlich kann die Verwaltung dies für das gesamte Unternehmen tun.

„Das ist die einfachste und schnellste automatisierte Registrierungsmethode. Alles wird in einem einzigen System erfasst. Es sind keine weiteren Unterlagen erforderlich. Auch diverse Anzeigen sind automatisiert: der Status der Arbeitsstunden, der Jahresurlaub, die Krankmeldungen, die Überstunden“, sagt Snežana Bokan Kuprivec, Leiterin der Abteilung Personal, Recht und Verwaltung bei Cleangrad.

Laut Snežana Bokan Kuprivec ist das System sehr flexibel und kann jederzeit erweitert werden. Es kann auch an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Bei Cleangrad wurde das System erweitert, um die Arbeit im Außendienst zu erfassen, wobei die PIF-Schnittstelle die Gehaltsabrechnung erleichtert. Reiseaufträge für verschiedene Länder versorgen das Unternehmen automatisch mit allen erforderlichen Daten, selbst wenn mehr als 100 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten tätig sind. Bald werden auch die Reiseaufträge digitalisiert.

Über Cleangrad: mehr als 100 Mitarbeiter im Außendienst

„Wir haben zwei Produktionsstätten in Ljutomer: eine für die Reinraumfertigung und die andere für die Herstellung von Geräten und Möbeln. In der ersten sind 33 Mitarbeiter beschäftigt, in der zweiten 29 Mitarbeiter. Über 60 Mitarbeiter arbeiten in Büros. Die meisten, etwa 100, arbeiten im Außendienst", sagt Snežana Bokan Kuprivec.

Das Unternehmen führt jährlich etwa 100 Projekte in diesem Bereich durch. Sie dauern eine Woche, ein Jahr oder sogar mehrere Jahre. Mindestens 20 oder 30 solcher Projekte werden gleichzeitig durchgeführt. An jedem Projekt sind zwischen fünf und 20 Personen beteiligt.

Angesichts der komplexen Unternehmensorganisation und Tätigkeiten bei Cleangrad wird bei der Verwendung von Time&Space zwischen Mitarbeitern in der Produktion und im Büro unterschieden. Die Mitarbeiter in den Büros haben flexible Arbeitszeiten, während die Mitarbeiter in der Produktion feste Arbeitszeiten haben.

Time&Space ist über die PIF-Schnittstelle mit dem Programm Pantheon verbunden. Auf diese Weise werden die Daten aus Time&Space mit einem einzigen Klick automatisch nach Pantheon exportiert. Mit Pantheon können die Abteilungsleiter Gehaltsabrechnungstabellen und andere Daten überprüfen. Die Daten werden abschließend vom CEO genehmigt.

Auch dessen Arbeit ist jetzt viel einfacher. „Die Validierung der Arbeitsstunden und Zuschläge ist transparent und schnell. Im Vergleich zum früheren Validierungsverfahren wurde der Prozess von 2 Stunden auf nur 10 Minuten verkürzt“, sagte Jernej Zupančič.

„Wir müssen bei der Eingabe von Daten gut aufpassen. Manchmal vergessen die Leute ihre Karten usw. Die Manager befassen sich mit solchen Problemen, indem sie die Eingaben täglich überprüfen und bei Bedarf korrigieren", fügt Snežana Bokan Kuprivec hinzu.

Lösungen 

a. Außendienst

Eine Besonderheit von Cleangrad ist der Außendienst. Das Unternehmen verfügt daher über mobile Zeiterfassungsterminals vor Ort, die jedem Montageteamleiter zugewiesen werden. Jedes Team hat ein mobiles Zeiterfassungsterminal dabei, wenn es ins Ausland geht. Auf diese Weise kann die Arbeitszeit im Außendienst erfasst werden.

Die Arbeitsstunden für das gesamte Projekt im Außendienst werden nach Arbeitsaufträgen aufgeteilt. So weiß das Unternehmen, wie viele Arbeitsstunden für jeden Arbeitsauftrag aufgewendet wurden. Diese Informationen sind für die Analyse wichtig, da sie dem Unternehmen eine Vorstellung davon vermitteln, wie viele Arbeitsstunden für ein Projekt in der Zukunft erforderlich sein werden. Die Daten geben auch Aufschluss über Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten, so dass mehr in kürzerer Zeit oder mit weniger Mitarbeitern erledigt werden kann.

Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Optimierung der Arbeit sowie für zukünftige Projektbudgetierungen und Preisangebote von Cleangrad. Darüber hinaus erleichtern diese Informationen die Kommunikation mit den Kunden bei unvorhergesehenen Ereignissen, die das Projekt betreffen.

„Manchmal verstehen die Kunden solche Situationen tatsächlich“, scherzt Snežana Bokan Kuprivec.

b. Essenskosten

Das System wurde auch erweitert, um die Anzahl der Mahlzeiten zu erfassen. Das Unternehmen erfasst automatisch, wie viele Mahlzeiten ein bestimmter Mitarbeiter in der Betriebskantine eingenommen hat. Dementsprechend werden die Essenskosten am Ende des Monats automatisch berechnet. Natürlich abhängig von der Anzahl der konsumierten Mahlzeiten.

„Dadurch brauchen die Mitarbeiter kein Geld mehr für ihr Mittagessen dabei zu haben. Alles, was sie brauchen, ist ihre Karte. Mit der Zutrittskarte kann man auch sein Mittagessen bekommen“, sagt Snežana Bokan Kuprivec.

c. Krankmeldungen

Time&Space bezieht auch Daten aus der eBol-App, in der die Krankmeldungen erfasst werden. Es ist nicht mehr notwendig, Krankmeldungen auszudrucken und manuell zu dokumentieren. Die Arbeitnehmer müssen ihre Abwesenheit aufgrund von Krankheit lediglich melden. Am 5. eines jeden Monats importiert das Unternehmen eBol-Daten in Time&Space.

Für Tage, an denen die Anwesenheit eines Mitarbeiters bei der Arbeit nicht verzeichnet wurde, wird die Krankmeldung des Mitarbeiters dokumentiert, da dieser automatisch beim Gehalt berücksichtigt wird. Die Personalabteilung von Cleangrad muss dazu nur die Nummern der Gesundheitskarten der Mitarbeiter in die eBol-Anwendung eingeben.

Manchmal reichen die Ärzte die Krankschreibungen jedoch nicht rechtzeitig ein. Dies geschah im letzten Jahr und zu Beginn dieses Jahres recht häufig. Vor allem während der Pandemie.

„In solchen Fällen müssen wir den Mitarbeiter anrufen, um dies mit seinem Hausarzt zu besprechen“, erklärt Snežana Bokan Kuprivec.

Fazit

• Die Manager haben einen ständigen Überblick über die Zeiterfassung im Außendienst, ohne das Büro verlassen zu müssen.
• Sie können die Außendienststunden automatisch nach Projekt aufschlüsseln.
• Die Daten zu krankheitsbedingten Abwesenheiten können mit einem einzigen Klick in Time&Space hochgeladen werden.
• Auch Essenskosten können automatisch abgerechnet werden.
• Die Verantwortung und Sorgfalt für die Arbeitszeiterfassung wird an die Mitarbeiter delegiert.

Eine Anekdote: Manchmal gibt es auf Baustellen kein Netz. Und der eine oder andere registrierte Arbeitnehmer fehlt vielleicht.

Snežana Bokan Kuprivec erinnert sich an einige Anekdoten. „Wir stoßen manchmal auf Schwierigkeiten im Außendienst, wo es kein Netz gibt, was die Manager ziemlich frustriert. Dann funktioniert das System nicht oder ist langsam. Aber am Ende lässt sich das alles wieder in Ordnung bringen. Das sind nur kleine Pannen.
Einmal war ein Mitarbeiter nicht da, wurde aber trotzdem als anwesend registriert. Jemand kam mit zwei Karten zur Arbeit, seiner eigenen und der seines Kollegen. In solchen Fällen ist Kontrolle die einzige Lösung.“