Warum ist das Online-Geschäft malinca.si so erfolgreich?

Arbeitszeiterfassung ist das A und O, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren

Im ersten Podcast von Spica hatten wir Nastja Kramer zu Gast, die Gründerin der Marke Malinca - einem Webportal und Online-Shop für gesunde Lebensmittel und Naturkosmetik. Verkauft werden vor allem Produkte slowenischer Herkunft und Produkte aus kontrolliert biologischem Anbau. Das Unternehmen wurde 2013 von Nastja Kramer und Andreja Stopar gegründet. Heute hat das Unternehmen neun Mitarbeiter. Malinca wurde viermal mit dem Preis "Online-Händler des Jahres" in der Kategorie Lebensmittel und Getränke ausgezeichnet. Im Jahr 2015 gewann das Unternehmen den Preis "Online Händler des Jahres – Generell". Außerdem erhielten sie den WEBSI Award, das nationale Vertrauenszeichen "CERTIFIED SHOP®" und das europäische Vertrauenszeichen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was Nastja Kramer über Unternehmertum, Motivation und zentrale Geschäftsabläufe denkt.

Was ist der Hauptgrund für den Erfolg von Malinca?

Ich denke, es ist die Tatsache, dass Andreja und ich wirklich an unsere Idee glauben und wir Spaß an dem haben, was wir tun. Wenn man Spaß an dem hat, was man tut, ist es leichter, durchzuhalten, wenn es schwierig wird. Meiner Meinung nach war die Tatsache, dass wir Spaß an unserer Arbeit haben, der Hauptgrund dafür, dass wir in nur fünf Jahren die Früchte unseres Erfolgs ernten konnten. Das ist auch der Grund, warum das Unternehmen heute so erfolgreich ist.

Der zweite Grund für unseren Erfolg war, dass Andreja und ich uns wirklich in die Öffentlichkeit gewagt haben. Die Menschen wissen, wer hinter den Produkten steht, wir zeigen ihnen, wie sie die Produkte verwenden können und wir bringen ihnen unsere Geschichten und Produkte näher. Dadurch wird alles einfacher. Ich glaube, dass dieser persönliche Ansatz einer der Schlüsselfaktoren für unseren Erfolg ist. 

Warum war die COVID-19-Krise für Malinca von Vorteil?

Als der Lockdown begann, war mir etwas mulmig zumute, weil ich nicht wusste, wie sich das Ganze am Ende entwickeln würde. Aber dann haben wir einen strategischen Plan entworfen und beschlossen, unseren Kunden nützliche Inhalte wie Rezepte, gesunde Ernährungstipps und Trainingsempfehlungen zu liefern. Außerdem haben wir unsere Radiowerbekampagne gestartet. Am Ende hat alles perfekt funktioniert und unsere Umsätze sind in die Höhe geschnellt. Während des Lockdowns musste das gesamte Personal 150 Prozent Einsatz zeigen. Sonst hätten wir nie alle Bestellungen bearbeiten können. Durch die COVID-19-Krise sind wir uns noch näher gekommen. In Zeiten, in denen viele Menschen zu Hause blieben oder sogar ihre Arbeit verloren, haben wir uns um 150 Prozent gesteigert. Die Menschen wollten Fast Food nach Hause geliefert bekommen, und wir haben es geliefert. Die Ergebnisse unserer Arbeit während des Lockdowns sind noch heute spürbar, und zufriedene Kunden kommen immer wieder.

Wie motivieren Sie die Mitarbeiter bei Malinca?

Ein wichtiger Faktor ist, dass wir ehrlich zueinander sind und uns gut verstehen, nicht nur in Bezug auf die Arbeit, sondern auch als Freunde. Wir sind so etwas wie ein Familienunternehmen. Vertrauen, Zusammenhalt und ein gutes Team sind wesentliche Zutaten für den Erfolg. Gute Produkte allein sind noch keine Garantie dafür, dass ein Unternehmen erfolgreich ist. Außerdem gibt es bei Malinca keine Hierarchie. Wir sind alle gleich. Wir motivieren unsere Mitarbeiter finanziell und durch teambildende Aktivitäten an den Wochenenden, die wir aufgrund der aktuellen Geschäftsergebnisse alle drei Monate durchführen können. Es ist wichtig, dass alle mit unseren Zielen und unserer Vision vertraut sind. Dadurch spüren die Mitarbeiter, dass sie ein fester Bestandteil des Teams sind.  

Was motiviert Sie jeden Morgen, mit einem Lächeln zur Arbeit zu gehen?

Ich bin motiviert, zur Arbeit zu gehen, weil ich mich dort wohlfühle. Und ich tue etwas, was mir Freude macht. Ich gebe aber zu, dass ich nicht immer mit einem Lächeln im Gesicht zur Arbeit gegangen bin. Es gab auch einige sehr schwierige Zeiten. Aber das ist jetzt alles vorbei. Das erste, was ich nach dem Aufwachen tue, ist, dass ich meine Liste der Dinge durchgehe, die mir wirklich wichtig sind. Auf dieser Liste steht auch, dass ich mit dem besten Team der Welt zusammenarbeite. Das gibt mir Energie und motiviert mich, zur Arbeit zu gehen.

Wie gehen Sie damit um, in den Medien zu erscheinen?

Für die Markenpositionierung sind die persönliche Präsenz und die eigene Geschichte sehr wichtig. Andreja, die Mitinhaberin, und ich haben beschlossen, dass ich diejenige sein werde, die in den Medien präsent ist. Am Anfang war es schwierig, weil ich es nicht gewohnt war, vor der Kamera zu stehen und in den Medien zu erscheinen. Aber wenn man merkt, dass die Leute sich wirklich für das interessieren, was man tut, und dass sie einen gerne sehen, dann läuft es wie von selbst. Ich kann nicht sagen, dass ich es toll finde, dass mich jetzt viele Leute sofort erkennen, aber das ist Teil meiner Arbeit und die gefällt mir.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung bei Malinca ein wichtiges Instrument?

Zwischen den Mitarbeitern besteht zwar ein wirklich enges Verhältnis, aber trotzdem brauchen wir in unserem Unternehmen ein System, um Überstunden, Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen zu erfassen. Früher haben wir dazu eine Excel-Tabelle verwendet, in die wir alle Daten eingegeben haben. Am Ende des Monats mussten diese Daten für die Buchhaltung aufbereitet und ausgewertet werden. Oft kam es vor, dass jemand vergaß, Daten einzugeben, oder dass die Daten auf einmal weg waren. Jeder musste seine eigenen Daten eingeben, so dass es immer ein wenig unübersichtlich war. Als wir dieses Jahr in unsere neuen Räumlichkeiten umgezogen sind, haben wir beschlossen, ein System einzuführen, das einfach zu verwenden ist, für Transparenz sorgt und die Buchhaltung entlastet. Als ich im Internet nach Lösungen gesucht habe, stieß ich auf All Hours, und so begann unsere Zusammenarbeit.

Warum haben Sie sich für All Hours entschieden?

Die Software gefällt mir, weil sie so viele Funktionen an einem Ort bietet: einen Überblick über alle Arbeitsstunden, einen Überblick über die Abwesenheiten und die Möglichkeit, die Arbeitszeit zu erfassen, wenn man von zu Hause aus arbeitet, was bei Malinca häufig vorkommt. Auf diese Weise können Reisekosten korrekt berechnet werden. Man kann auch Urlaub beantragen, ohne eine E-Mail schicken zu müssen. Abgesehen davon, dass alles an einem Ort verfügbar ist, ist All Hours auch sehr benutzerfreundlich - wenn man ankommt, klickt man auf die Schaltfläche, und wenn man geht, klickt man auf eine andere. Das war's. Keine unnötigen Zusatzfunktionen, die niemand nutzt. Die Anwendung kann von allen Mitarbeitern einfach genutzt werden, und darauf kommt es an. Selbst der Preis ist günstig. Die Implementierung war auch recht einfach. Das Team von Spica hat uns sehr geholfen. Wir konnten das System ziemlich schnell in Gang bringen und begannen, die Anwendung zu nutzen.

Wie unterscheidet sich die Zeiterfassung auf Smartphones von der Zeiterfassung auf der Desktop-Oberfläche?

Ich glaube, die meisten meiner Kollegen nutzen die Smartphone-Anwendung. Wir haben auch ein Kartenterminal, über den sich die Mitarbeiter einstempeln können. Andreja führt die Gehaltsabrechnungen durch und verwendet die Desktop-Version von All Hours, mit der sie auch die Stunden manuell anpassen kann, wenn jemand vergisst, sich ein- oder auszustempeln.

Sie können nun Anwesenheit, Abwesenheit und Urlaub erfassen... aber was ist mit der Gehaltsabrechnung?

Das ist natürlich eine der wichtigsten Funktionen. Andreja muss nun nicht mehr manuell die Stunden berechnen, den Überblick über die Arbeitstage behalten und die Reisekosten ermitteln. Früher hat sie wesentlich mehr Zeit darauf verwendet. Seit wir All Hours nutzen, prüft sie die Daten nur noch. Und außerdem kann sie alle Informationen an einem einzigen Ort abrufen. Ich glaube, wir haben ihr mit dieser Lösung eine Menge Zeit erspart.

Hat sich die Einführung von All Hours auch auf andere Geschäftsabläufe ausgewirkt?

Nein, wir haben keine anderen Geschäftsabläufe geändert. Für uns war eine automatisierte Zeiterfassungsmethode unerlässlich, da wir vorher keine hatten. Transparenz und Genauigkeit - das ist die Neuheit. Und das klappt wirklich hervorragend.

Gab es vor der Einführung des All Hours Systems irgendwelche Bedenken?

Ich hatte Bedenken, ob wir uns wohl daran erinnern werden, dass wir ein Arbeitszeiterfassungssystem eingeführt haben. Wir waren es ja nicht gewohnt, so ein System zu verwenden. Ich dachte, wir würden es bestimmt dauernd vergessen, uns ein- und auszustempeln. Und im ersten Monat ist das tatsächlich auch passiert. Deshalb haben wir dann überall in der Firma "All Hours"-Schilder aufgehängt, um uns daran zu erinnern, unsere Arbeitszeit zu erfassen. Nach zwei Wochen hatten wir uns dann an das neue System gewöhnt. Es kann zwar immer noch vorkommen, dass jemand vergisst, sich auszustempeln, aber ansonsten funktioniert das System hervorragend.

Erleichtert ein Zeiterfassungssystem auf Smartphones die Arbeitszeiterfassung unterwegs?

Ja. Ich bin viel unterwegs und kann daher nur bestätigen, dass die Arbeitszeiterfassung auf Smartphones sehr praktisch ist. Früher hatten wir Excel-Tabellen auf dem Computer, um unsere Arbeit zu dokumentieren, aber die Mitarbeiter hatten schnell vergessen, wo sie gewesen waren und warum. Jetzt kann ich das alles auf meinem Handy erledigen, ohne dass ich zusätzliche Tools benötige. 

Wie war das Feedback Ihrer Mitarbeiter, als Sie All Hours eingeführt haben?

Bevor wir die Entscheidung getroffen haben, das System zu implementieren, haben wir es zusammen mit dem gesamten Team besprochen. Alle waren sich einig, dass wir ein moderneres System brauchen, denn eine Excel-Tabelle zu führen war wirklich "uncool". Jetzt sind alle begeistert. Eigentlich merkt man nicht einmal, dass man stempelt, denn das Stempeln erfolgt automatisch. Es ist eine wirklich unaufdringliche Methode der Zeiterfassung.

Ein System, das keine Arbeit macht, ist sehr willkommen.

Wie sieht es mit Home Office und dem Vertrauen in Ihre Mitarbeiter aus?

Ich habe keine Vertrauensprobleme innerhalb meines Teams, wir arbeiten einwandfrei zusammen. Und außerdem haben wir ein neues System, mit dem wir die erledigten Aufgaben verfolgen können. Ich habe nie an irgendjemandem gezweifelt oder gedacht, dass jemand mogelt. Das hängt aber von den Beziehungen innerhalb eines Unternehmens ab.

Wie war die Zusammenarbeit mit Spica?

Das Team von Spica war uns eine große Hilfe beim Implementieren des Systems. Die Einrichtung der Anwendung war mit einer Menge Arbeit verbunden. Ihre Unterstützung war der Hauptgrund dafür, dass wir das Handtuch nicht geworfen haben. Als das System dann auf allen Geräten betriebsbereit war, lief alles reibungslos. Bei dieser Art von Projekten ist es meiner Meinung nach vor allem wichtig, dass der Anbieter den anfänglichen Support sicherstellt, alles einrichtet und dafür sorgt, dass es richtig funktioniert. Wenn wir jetzt Fragen haben, schreiben wir ihnen einfach eine E-Mail und sie antworten immer schnell. Aber im Allgemeinen gilt, wie ich schon sagte: Je weniger Arbeit ein System macht, desto besser ist es. Wir haben jetzt tatsächlich null Probleme und brauchen keinen zusätzlichen Support mehr.

Wie sieht es mit der Zukunft von Malinca aus? Planen Sie, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren?

Wir sind ständig auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um unsere Geschäftsabläufe zu optimieren, und arbeiten aktiv daran, sie auch in die Tat umzusetzen. Wir wollen unseren Verwaltungsaufwand reduzieren, damit wir unsere Zeit den wirklich wichtigen Dingen widmen können, zum Beispiel der Produktentwicklung und der Kommunikation mit unseren Kunden. Deshalb wollen wir in Zukunft die meisten unserer Geschäftsabläufe optimieren.

Unsere Erfahrung lehrt uns, dass wir keine langfristigen Pläne machen sollten. Wir sind gerade dabei, unseren Plan für 2021 auszuarbeiten. Wir möchten auf ausländische Märkte expandieren und das Wachstum des Unternehmens sichern.

In der Ruhe liegt die Kraft. Wir wünschen Malinca für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg mit ihrem Geschäftsplan für 2021!