Wie motiviert KingsBox seine Mitarbeiter und warum hat das Unternehmen im Ausland Erfolg?

Wie motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, mit ganzem Herzen dabei zu sein?

Wir suchen motivierte Menschen, die sich für Sport begeistern. Zunächst machen wir sie mit unserem Modell und unserer Organisationskultur vertraut, zu der auch gehört, sich mit ganzem Herzen einzubringen. Unser 4-Säulen-System spielt eine große Rolle dabei, unsere Mitarbeiter zu motivieren. Die Prämien sind abhängig von der Erreichung von Zielen, der Einbindung in die Unternehmenskultur, der Teilnahme an Weiterbildungskursen und der sportlichen Betätigung. Diese vier Säulen ermutigen uns, unsere Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein. Nur wenn wir als Einzelpersonen erfolgreich sind, können wir auch als Unternehmen erfolgreich sein.

Wie wichtig ist die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter?

Sie ist von größter Bedeutung. Unser Unternehmen hat von Anfang an großen Wert auf die Weiterbildung seiner Mitarbeiter gelegt, und deshalb haben wir das Vier-Säulen-System eingeführt. Das bedeutet, dass wir belohnt werden, wenn wir uns weiterbilden. Jedes Quartal nimmt jeder von uns entweder an einem Weiterbildungsprogramm teil, das auf unsere Unternehmensziele abgestimmt ist, oder an einem Kurs zum Erwerb von Soft Skills. Die Weiterbildung kann in Form von Kursen, Seminaren, Besuchen in anderen Unternehmen, Buchlesungen oder jeder anderen Form erfolgen.

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen und wie viele externe Mitarbeiter haben Sie?

Derzeit haben wir 26 Mitarbeiter und einige Studenten. Die Zahl der Studenten schwankt, aber momentan sind es über zehn. Die Zahl der Mitarbeiter wächst ständig. Im Oktober haben wir sieben neue Mitarbeiter eingestellt und die Anzahl der Studenten erhöht. Da wir keine eigene Produktion haben, arbeiten auch viele externe Mitarbeiter für uns.

Die Präsenz des Unternehmens erstreckt sich auf 23 Märkte, wobei Italien das Land ist, wo Sie sich am meisten profiliert haben. Welcher Markt stellt die größte Herausforderung dar?

Jeder Markt ist eine Herausforderung für sich – aus unterschiedlichen Gründen. Der italienische Markt ist aufgrund der hohen Anforderungen der italienischen Kunden sehr anspruchsvoll. Im Allgemeinen sind sie sehr umgänglich, aber wenn etwas schief geht, verlangen sie unsere volle Aufmerksamkeit. In Frankreich zum Beispiel ist der Lieferservice eine Herausforderung. Und die Märkte außerhalb der EU sind aufgrund der bürokratischen Hürden bei der Zollabfertigung eine große Herausforderung. Wir drücken immer die Daumen, dass die Unterlagen den Anforderungen entsprechen und dass unsere Pakete den Zoll passieren und weitergeleitet werden können. Es fällt schwer, einen einzelnen Markt herauszugreifen, da jeder von ihnen seine eigenen Tücken hat.

Vor kurzem hat Ihr Unternehmen beschlossen, das Arbeitszeiterfassungssystem von Spica einzuführen. Wenn man Ihr Verhältnis zu den Mitarbeitern betrachtet, könnte man meinen, dass die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen keinen hohen Stellenwert hat. Warum haben Sie sich für All Hours entschieden?

Dafür gab es viele Gründe. Zum einen wollten wir den gesetzlichen Vorgaben nachkommen, die uns dazu verpflichten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowie die Zeiten ihrer Mittagspause zu dokumentieren. Das System, das wir vor der Implementierung von All Hours verwendet haben, war nicht mit der DSGVO konform, da wir die Daten aller unserer Mitarbeiter einsehen konnten. Außerdem habe ich viel Zeit damit verbracht, die Gehaltsabrechnung am Ende des Monats zu erstellen, und trotzdem gab es immer wieder Fehler. Da unser Unternehmen und die Zahl unserer Mitarbeiter rasant gewachsen sind, war uns sofort klar, dass wir ein umfassenderes System brauchten.

Welche Funktionen der Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter nutzen Sie bei KingsBox? Kontrollieren Sie Anwesenheit, Abwesenheit und Genehmigungen? Verwenden Sie die Lösung, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen?

Wir nutzen den gesamten Funktionsumfang von All Hours Pro: Ein- und Ausstempeln, Mittagspause, arbeitsbezogene Ausgänge, Überstunden, Krankmeldungen und Urlaub. Wir nutzen das Programm für alles, was wir können, und sind äußerst zufrieden.

Wie verwenden Sie die Anwendung? Verwenden Sie die Smartphone-Anwendung oder die Webversion?

Ich empfehle meinen Mitarbeitern, sich über die Kartenterminals einzustempeln. Das wurde uns auch von Spica empfohlen. Aber wenn man von zu Hause aus arbeitet, stempelt man normalerweise über das Smartphone. Die meisten von uns verwenden das Kartensystem und ab und zu auch mal das Smartphone. Am Ende des Monats überprüfen wir im Computer, dass auch wirklich alles in Ordnung ist. Die Web Applikation ist transparent und übersichtlich.  

Hat die Einführung des Arbeitszeiterfassungssystems zu neuen Geschäftsabläufen in Ihrem Unternehmen geführt oder alte Prozesse verbessert?

Die Einführung von All Hours gehörte zu einem größeren Ziel, nämlich der systematischen Optimierung unserer Geschäftsabläufe. Wir sind jetzt beruhigt, denn wir wissen, dass unser Geschäft völlig transparent ist. Unsere Prozesse sind schneller, vor allem weil All Hours im Rahmen eines breit angelegten Upgrades implementiert wurde. Wie ich schon erwähnt habe, war die Gehaltsabrechnung ein zeitaufwändiger Prozess, bevor wir uns mit Spica zusammengetan haben - und wir hatten damals halb so viele Mitarbeiter. Die Aufbereitung der Daten für Mitarbeiter und Studenten dauert jetzt nur noch wenige Stunden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Wie haben die Mitarbeiter das neue Arbeitszeiterfassungssystem angenommen? Schließlich wird es von vielen als eine Methode angesehen, die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz zu kontrollieren. Sind Sie auf irgendwelche Probleme gestoßen?

Nein. Ich denke, es hängt alles davon ab, wie man das Thema präsentiert und wie man die Lösung einsetzt. Wir hatten nie Vertrauensprobleme mit unseren Mitarbeitern, weil niemand unser altes System ausgenutzt hat. Der Clou an dem System ist, dass es uns hilft, unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, was mit unserem vorherigen System nicht möglich war. Das neue System wurde unseren Mitarbeitern als transparentes Instrument zur Zeiterfassung vorgestellt. Jeder erhielt seine eigene Karte. Wir stempeln alle fleißig mit, und es gibt keine mürrischen Blicke oder negativen Gefühle.

Wie zufrieden sind Sie mit der Implementierung des Systems von Spica?

Wir arbeiten hervorragend mit ihnen zusammen und haben nichts zu beanstanden. Sie reagieren sehr schnell auf unsere Bedürfnisse. Sie helfen mir auch, meine Probleme zu bewältigen. Sie halten sie wahrscheinlich für leicht lösbar, wohingegen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Wir freuen uns, dass sie uns als vertrauenswürdigen Partner ansehen und uns als Beispiel guter Praxis in ihre Erfolgsgeschichten aufgenommen haben.

Welche Pläne haben Sie für die Zukunft?

Was kurzfristige Pläne betrifft, steht der Start unserer Montagearbeiten an, die Teil des Lagers sind. Das würde unsere Versandabwicklung beschleunigen und die Arbeit unseres Lagerpersonals erleichtern. Im Prinzip haben wir alles so weit vorbereitet, so dass die Ergebnisse bald sichtbar sein sollten. In etwa einem Jahr wollen wir an einen neuen Standort umziehen, an dem wir endlich alle zusammenarbeiten können. Zurzeit sind wir aus Platzmangel auf zwei Standorte verteilt. Noch ist unser neuer Standort nur eine grüne Wiese, aber wir sind alle begeistert und freuen uns schon darauf. Was unsere langfristigen Pläne anbelangt, so wollen wir neue Märkte erschließen. In diesem Jahr haben wir es geschafft, in Spanien und Frankreich Fuß zu fassen, was uns völlig ausreicht. Für das nächste Jahr planen wir, unsere Marke auch im Norden zu etablieren.