Wir können uns nicht mehr vorstellen, ohne die Lösung von Spica zu arbeiten

Über Danfoss Trata

Danfoss Trata, d.o.o. ist Eigentum des dänischen multinationalen Unternehmens Danfoss. Als Produktionsunternehmen ist Danfoss auf Heizungslösungen, Klimaanlagen und Belüftung spezialisiert.

Das Unternehmen beschäftigt mehr als 564 Mitarbeiter an zwei Standorten in Slowenien, in Ljubljana und Kamnik. Das slowenische Großunternehmen gehört zu einem der wichtigsten weltweit operierenden Unternehmen in der Produktion und Entwicklung von Heizungs- und Kühlungsanlagen.

Danfoss Trata hat Ende August 2020 die Time&Space-Lösung von Spica implementiert. Seitdem wurde die Lösung mehrmals aktualisiert, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Die Möglichkeit von Fehlern verringern und Zeit sparen

„Danfoss Trata arbeitet bereits seit mehreren Jahren aktiv an der Digitalisierung und wir freuen uns sehr über die Zusammenarbeit mit Spica. Wir arbeiten gemeinsam mit ihnen an der Erfassung der An- und Abwesenheit am Arbeitsplatz.

Gleichzeitig tragen die Lösungen von Spica zu einer noch stärkeren Automatisierung und zu einem papierlosen Unternehmen bei, da sie mit unseren anderen internen Systemen integriert werden können.

Besonders hervorheben möchte ich die Zugänglichkeit und Transparenz der Daten. Wir haben rund um die Uhr Zugang zu stets aktuellen Informationen über Arbeitszeiten und Urlaube. Die Automatisierung minimiert die Möglichkeit von Fehlern und spart uns Zeit“, sagt Saška Rihtaršič, Geschäftsführerin bei Danfoss Trata.

„Einerseits ist es für uns in der Personalabteilung einfacher, die Daten zu verwalten und wichtige Erkenntnisse daraus zu ziehen. Wir erhalten dadurch einen Einblick in das, was im Unternehmen passiert. Und außerdem ist es für die Manager einfacher, ihre Teams zu verwalten.“ Nuška Vihar Rakovec

Herausforderung: „Ich kam mir vor wie ein Detektiv.“

„Zu Beginn der COVID-Epidemie hatten wir die Lösung von Spica zur Arbeitszeiterfassung noch nicht. Jeden Tag kam ich mir vor wie ein Detektiv, der seine Mitarbeiter befragt, die zu dieser Zeit von zu Hause aus arbeiteten. Wie viele Stunden haben Sie gearbeitet? Woran haben Sie gearbeitet? Wo haben Sie gearbeitet? Wie haben Sie gearbeitet? Die Lösung von Spica hat mein Leben einfacher gemacht und aufgrund der Transparenz der Daten auch das der Mitarbeiter", sagt Hana Čuček, Personalfachfrau bei Danfoss Trata.

Nuška Vihar Rakovec, Personalleiterin, beschreibt ihre Erfahrung auf ähnliche Weise: „Wir können uns ehrlich gesagt nicht mehr vorstellen, ohne die Lösung von Spica zu arbeiten. Zum einen ist es für uns in der Personalabteilung einfacher, die Daten zu verwalten und wichtige Erkenntnisse daraus zu ziehen. Und zum anderen erhalten wir dadurch einen Einblick in das, was im Unternehmen passiert. Und außerdem ist es für die Manager einfacher, ihre Teams zu verwalten.“

Lösung: Mindestens 8 Vorteile

Inwiefern hat die Lösung von Spica den Mitarbeitern von Danfoss Trata geholfen? Schauen wir uns einige der Vorteile an.

Vorteil 1: Transparenz

Die Lösung von Spica hat für Transparenz gesorgt, denn sie ermöglicht allen Mitarbeitern, auch den Produktionsmitarbeitern, den Zugriff auf die Daten über ihre Arbeitszeiten. Diese Daten werden an drei InfoZone-Informationskiosken bereitgestellt.

Die Mitarbeiter können dort auch ihre Anträge stellen, zum Beispiel auf vereinbarte längere Arbeitszeiten. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle ihre Daten in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung. „Wir haben zwei solcher Info-Kioske in Ljubljana und einen in Kamnik“, sagt Hana Čuček.

„Wir haben es geschafft, die tägliche Berichterstellung zu automatisieren, und allein dadurch können wir jeden Tag eine Menge Zeit sparen.“  Hana Čuček

Vorteil 2: Bessere Übersicht für Manager und einfachere Verwaltung

Wir haben viele Mitarbeiter, die Managern unterstellt sind, die nicht in Slowenien ansässig sind. Diese Manager haben auch Zugriff auf die Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter und können deren Anträge aus dem Ausland genehmigen.

„Als Manager haben wir Zugang zu verschiedenen Berichten. Wir können im Handumdrehen den Status von Arbeitszeiten, Urlaub und Krankschreibungen überprüfen“, sagt Matjaž Lavriha, Montageleiter. Dazu gehören Berichte über den aktuellen Status von Urlaub (früher musste der Manager den Status jedes Mitarbeiters einzeln überprüfen), eine Übersicht über die Arbeit, die im Home Office erledigt wurde, Abwesenheiten, Geschäftsreisen usw.

„Auch die analytischen Daten für das Personalmanagement sind sehr nützlich, zum Beispiel die Informationen darüber, wie viele Mitarbeiter vom Büro aus arbeiten und wie viele von zu Hause aus“, sagt Hana Čuček und fügt hinzu:

„Wir sparen jeden Tag viel Zeit in der Personalabteilung, weil wir es geschafft haben, die tägliche Berichterstellung zu automatisieren. Dadurch erhalten wir einen Überblick über die Anwesenheit, anhand dessen die Manager die Produktivität in der Produktion berechnen können. Das war eine der Erweiterungen der Lösung, an der wir gemeinsam gearbeitet haben.“

Das Unternehmen arbeitet derzeit an der Integration seines primären HR-Systems SAP Success mit der Spica-Lösung. Ziel ist es, Daten über neue Mitarbeiter und personelle Veränderungen im Management sowie andere Daten automatisch aus unserem System in die Lösung von Spica zu übertragen, so dass sie nicht zweimal in zwei verschiedenen Systemen eingegeben werden müssen.

Bei den zu übermittelnden Daten handelt es sich um personenbezogene Daten für Personalzwecke usw. Die Integration wird von den Entwicklern von Spica in Zusammenarbeit mit den dänischen SAP-Systemimplementierungsspezialisten von Danfoss vorbereitet.

Boris Rustja, Berater für Produktionssysteme, weist auf einen weiteren Vorteil hin: „Wir haben die Verbindung zwischen der Lösung von Spica und dem MES-Produktionssystem MePIS verbessert. Bisher musste ein neuer Mitarbeiter zunächst im HR-System und dann auch manuell im Produktionssystem angemeldet werden.

Dabei sind Fehler unterlaufen. Jetzt sind die beiden Systeme automatisch miteinander verbunden. Wir brauchen den neuen Mitarbeiter nur in der Time&Space-Lösung zu registrieren, und der gleiche Eintrag wird dann im Produktionssystem über einen Rest API Aufruf erstellt und aktualisiert.“ Darüber hinaus werden die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter an das MePIS MES-System gesendet und mit den an den Produktionslinien registrierten Arbeitszeiten verglichen. Borut Rustja

„Die Manager bei Danfoss Trata erstellen ihre Urlaubspläne ausschließlich über die Lösung von Spica.“ Matjaž Lavriha 

Vorteil 3: Korrekturen von Daten

Hana Čuček: „Wir, die Mitarbeiter in leitender Funktion, können unsere eigenen Anträge stellen, wenn wir vergessen haben, uns ein- oder auszustempeln, unseren Urlaub oder die Arbeit im Home Office zu erfassen usw.

Alle Mitarbeiter mit einer leitenden Funktion und einige Arbeiter in der Produktion haben Benutzerkonten, die ihnen den Zugang zu den Modulen "Übersicht" und "Genehmigung" im Intranet des Unternehmens ermöglichen, wo es auch möglich ist, die Zeiterfassung und ihre Arbeitsstunden zu verfolgen.“

Aus Sicherheitsgründen auf Unternehmensebene haben die Mitarbeiter von Danfoss über ihre Handys noch keinen Zugriff auf ihre Daten. Aber sie hoffen, dass die aktualisierte mobile Applikation dies möglich machen wird. „Wir würden diese Möglichkeit gerne nutzen“, sagt Čuček.

Vorteil 4: Instrument zur Bewertung von Unternehmenstrends und zur Planung

Nach Ansicht von Matjaž Lavriha ist Time&Space von Spica ein hervorragendes Planungsinstrument. Die Manager bei Danfoss Trata erstellen ihre Urlaubspläne ausschließlich über die Lösung von Spica.

Sie haben einen Überblick über jede Abteilung. Das Einzige, was Matjaž Lavriha noch ergänzen würde, ist die Möglichkeit für Manager, bestimmte Abteilungen im Programm anzukreuzen, um mehrere auf einmal sehen zu können.

Nuška Vihar Rakovec fügt hinzu: „Aktuelle und genaue Daten machen es uns leichter, rechtzeitig zu reagieren. Seit der Einführung der Spica-Lösung besprechen wir zum Beispiel häufiger den Stand der Krankschreibungen in den verschiedenen Abteilungen, da es für uns einfacher ist, den aktuellen Stand der Dinge zu verfolgen.

Die Lösung hilft auch den Produktionsleitern bei der Planung der Stellenbesetzung, und den Mitarbeitern der Personalabteilung kann sie als eine der wichtigsten Informationen zur Beurteilung der Unternehmenstrends dienen. Wir können die Entwicklung der Krankschreibungen nach Jahreszeit und Monat verfolgen. Wir können vorhersagen, was in der Zukunft passieren wird, und uns darauf vorbereiten. Analysen sind großartig für die Optimierung und Planung.“

Vorteil 5: Vergleich von Schlüsseldaten

Die Mitarbeiter in der Produktion können nachverfolgen, wie lange ein Mitarbeiter bereits am Arbeitsplatz registriert ist.

„Aber jetzt können diese Daten mit den Daten darüber verglichen werden, wann die Mitarbeiter sich ein- und ausgestempelt haben“, sagt Boris Rustja.

Vorteil 6: Automatische Erkennung von Nachtschichten

Nachtschichten müssen nicht mehr manuell erstellt werden. Die Spica-Lösung identifiziert die Schicht automatisch anhand der Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter sich einstempelt. Am Standort Ljubljana wird nämlich im Drei-Schicht-Betrieb gearbeitet, in Kamnik im Vier-Schicht-Betrieb.

Vorteil 7: Automatische Verarbeitung abhängig von der Art des Lohnausgleichs

Krankschreibungen werden automatisch in Übereinstimmung mit allen drei nationalen Lohnausgleichsregelungen bearbeitet. Diese Lösung wird bei der Gehaltsabrechnung verwendet.

Vorteil 8: Ausgezeichnete Visualisierung

„Die Visualisierung der Funktionen ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv“, sagt Matjaž Lavriha. Die Terminals sind sehr transparent.

Technische Daten

• Time&Space von Spica
• Abonnement-System
• Module:

- PIF – Export von Daten für die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung
- AW – Modul zur Einreichung und Genehmigung von Anträgen
- TSWP – persönlicher Webzugang für Mitarbeiter
- AATL – Trail des Applikations-Audits

• 3 InfoZone-Kioskterminals, an denen die Mitarbeiter ihre Daten einsehen und Anträge stellen können
• Integration mit SAP Success Factors HRM-Lösung
• Time API Modul, das die Integration mit anderen Systemen über das REST API Protokoll ermöglicht
• Besonderheit: bedruckte RFID-Karten (Personalisierung)

„Bisher musste ein neuer Mitarbeiter zunächst im HR-System und dann auch manuell im Produktionssystem angemeldet werden. Dabei sind Fehler unterlaufen. Jetzt sind die beiden Systeme automatisch miteinander verbunden.“ Boris Rustja

Fazit

Es gibt eine Reihe von Vorteilen:

• Für die Mitarbeiter: Transparenz, wenn es darum geht, den Überblick über ihre eigenen Daten zu behalten.
• Für die Personalabteilung: Aktualität der Daten - Zugriff auf reale Daten zu jedem Zeitpunkt (kein Rechnen mehr mit Tabellen).
• Für das Management: Prozessoptimierung – automatische Datenübertragung und Berichterstellung.

Fotos: Danfoss Trata Archiv