Wie der größte Reiseveranstalter der Region die Arbeitszeiterfassung von über 700 Fahrern (und über 300 anderen Mitarbeitern) verwaltet

Herausforderung

Eine komplexe Herausforderung: Workforce Management für mehrere Filialen und die Mehrheit der Mitarbeiter im Außendienst

Das Hauptgeschäft von Nomago ist die Erbringung von Mobilitätsdienstleistungen. Deshalb sind von seinen mehr als 1.000 Mitarbeitern fast 700 Fahrer verschiedener Verkehrsmittel. Unterstützende Dienstleistungen in den Bereichen Reiseorganisation, Logistik und Mobilität werden von rund 300 Mitarbeitern in den Filialen und kleineren Geschäftseinheiten des Unternehmens in ganz Slowenien erbracht.

Zu dieser Mitarbeitergruppe gehören Buchhalter, Kassierer, Reiseberater, Kundenbetreuer sowie Fachkräfte wie IT-, HR- und Marketingfachleute. Die vielen verschiedenen Stellen und Standorte haben Nomago hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung und der genauen Gehaltsabrechnung vor Herausforderungen gestellt.

Nomago war auf der Suche nach einer fortschrittlichen Lösung, um die Arbeitszeit zu erfassen, um die unterschiedlichen Arbeitszeiten in den verschiedenen Tätigkeitsbereichen zu managen und um eine enge Integration sowohl mit großen bestehenden Backend-Systemen als auch mit Geschäftsanwendungen zu ermöglichen.. 

Welche Verbesserungen sollten erreicht werden?

• Eine einfache Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern in allen verschiedenen Tätigkeitsbereichen
• Beschleunigung und Genauigkeit der Gehaltsabrechnung
• Schutz vor unberechtigtem Zutritt zum Betriebsgelände
• Implementierung einer einzigen Karte für verschiedene Zwecke
• Verknüpfung mehrerer IT-Systeme zu einer einzigen digitalen Plattform

Lösung

Was wurde erreicht?

Das Time&Space-System verfügt über mehr als 50 Zeitplänen zur Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter

 Das PIF-System beschleunigt die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich und erhöht deren Genauigkeit

 Die Nomago-Karte für die Zutrittskontrolle, integriert ins öffentliche Personennahverkehrssystem

Eine digitale Plattform zur Verbesserung der Geschäftseffizienz

„Bei Nomago haben wir eine sehr große Anzahl von Stellenangeboten, die in der Vergangenheit manuell bearbeitet werden mussten. Während die Geschäftsleitung relativ feste Arbeitszeiten hat, ist es bei den Verkehrsleitern, Fahrern, dem Wartungspersonal und den Kontrolleuren sowie den Mitarbeitern des 24/7 Supports das genaue Gegenteil. In der Praxis bedeutet dies, dass es viele verschiedene Arbeitszeiten gibt, was die Erfassung und Planung der Arbeitszeiten sehr kompliziert macht.“ erklärt Dzangir Kolar, Admin für Informationssysteme.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden mit über 50 Zeitplänen genau und effektiv verwaltet

Nach reiflicher Überlegung und Analyse wurde beschlossen, die Time&Space-Lösung von Spica zu implementieren. Die Time&Space-Lösung hat die flexiblen Arbeitszeiten der Mitarbeiter an verschiedenen Standorten möglich gemacht. Sie vereinfacht auch die Zuweisung von 50 verschiedenen, zum Teil recht komplexen Arbeitsplänen an die einzelnen Mitarbeiter. Das System versucht immer, den für die aktuelle Situation am besten geeigneten Zeitplan auszuwählen, denn das Time&Space System unterstützt mehrere Zeitpläne für jeden Mitarbeiter.

„Die Baumstruktur zur Bestätigung von Anträgen auf Urlaub, Krankschreibung und andere Arten von Abwesenheiten sowie die Anträge selbst werden im Business Connect System erfasst und dann an das Modul Time&Space Manager übertragen.“ Die implementierte Lösung gewährleistet somit einen schnellen Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten, der Personalabteilung und der Buchhaltung.

Die fortschrittliche Integration von Time&Space und dem iBUS-System hat viele Aufgaben automatisiert, die früher für die Mitarbeiter zeitaufwendig waren. Die Systemintegration ermöglicht den Austausch von Daten über den Beginn und das Ende der Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters, so dass die Informationen in den Reiseaufträgen automatisch ausgefüllt werden können.

„Wir haben uns für Time&Space entschieden, weil es eine hochmoderne Architektur und Integrationsmöglichkeiten mit einer Vielzahl von Systemen bietet. Da es sich um eine bewährte und in der Praxis getestete Lösung handelt, die auch über eine ausgezeichnete technische Dokumentation verfügt, war die Implementierung in die Nomago-Umgebung sehr viel einfacher“, fügt Kolar hinzu, der auch die unbedingte Gewährleistung der Datensicherheit und des Audit-Trails hervorhob: „Alle Daten sind sicher gespeichert, Unbefugte können nicht darauf zugreifen.“

Vorteil: Eine Nomago-Karte für alle - Fahrer, Mitarbeiter und Passagiere

Die tiefe Integration der Time&Space-Lösung von Spica mit den Backend-Systemen und der Kartenlösung von Nomago erwies sich als weiterer entscheidender Vorteil für das Geschäft von Nomago. Inzwischen verwenden Fahrer und Mitarbeiter die Nomago-Karte zum Ein- und Ausstempeln. Dieselbe Karte wird auch von Fahrgästen verwendet. Die Nomago-Karte ist in das öffentliche Personennahverkehrssystem integriert und bietet neben einigen städtischen Verkehrsdiensten auch regelmäßige Verbindungen von einem Ort zum anderen. Wenn Sie eine Nomago-Karte besitzen, können Sie in einen Bus von Nomago oder einem Konkurrenzunternehmen einsteigen oder sogar mit dem Zug fahren.

Die Zukunft: Automatisierung, intelligente Lösungen und mobile Zeiterfassung

Neben den klassischen Terminals und dem Online-Login über das Time&Space Manager-Modul setzt Nomago auch eine mobile Lösung sowohl für die Arbeitszeiterfassung als auch für die Zutrittskontrolle ein. HID Mobile Access ist eine mobile App, die die Integration mit dem Time&Space-System unterstützt. Mitarbeiter, insbesondere Führungskräfte, öffnen Türen, indem sie ihr Mobiltelefon sanft in der Hand drehen. Die physische Sicherheit wird durch eigene, eindeutige Passwörter auf den Mobiltelefonen gewährleistet. Angst vor gefälschten Karten ist daher unbegründet.

„Die Benutzer haben schnell gelernt, sich mit ihren mobilen Geräten ein- und auszustempeln und Türen zu öffnen. Das Spica-Team verdient wirklich einen Daumen nach oben für die einwandfreie Implementierung der Lösung und die Zusammenarbeit bei der Anpassung an die Besonderheiten unseres Unternehmens. Durch die schnelle Implementierung und die Möglichkeit der vielen Einstellungen haben wir schnell gemerkt, dass wir einen professionellen Anbieter und eine hervorragende Lösung vor uns hatten", fügt Puklavec hinzu.

APIs werden in Zukunft weitere Integrationen des Time&Space-Systems mit anderen Systemen, Anwendungen und Diensten ermöglichen. Das Ziel des Unternehmens ist die vollständige Automatisierung sowohl der Arbeitszeiterfassung als auch der Gehaltsabrechnung. Die Geschäftsleitung erwartet eine Verbesserung der Qualität der Geschäftsentscheidungen, da die genauen Daten, die das Time&Space-System liefert, eine wichtige Grundlage für fortschrittliche Analysen und hochwertige Geschäftsentscheidungen sein werden.